- Facture (comptabilité)
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Une facture est un document qui atteste de l'achat ou de la vente de biens ou services.
Une facture est un document comptable par lequel un fournisseur établit une créance, résultant de la fourniture d'un bien ou de la prestation d'un service, vis-à-vis de son client, bénéficiaire de ce bien ou de cette prestation. La comptabilité distingue la facture de « doit » de la facture « d'avoir ».
Enjeux de la facture
La facture représente le document de comptabilité générale par excellence. Elle implique à sa réception l'obligation de payer à échéance et doit donc être comptabilisée à ce jour. Si elle concerne une immobilisation, il y a acquisition ou cession. Si elle concerne un achat ou une vente de biens ou services d'utilisation non durable, il y a produit. Pour pouvoir comptabiliser correctement, il faut aussi tenir compte à la réception de la facture de la date de paiement (au comptant ou non) et de la taxe sur la valeur ajoutée (TVA). En cas de retour de marchandise, une note de crédit doit être fournie au client lui accordant un avoir sur la facture
Mentions obligatoires
En France, le Code de commerce impose la facturation pour les achats de produits ou prestations de service pour une activité professionnelle[1]. Le vendeur doit la délivrer dès la réalisation de la vente ou la prestation, l'acheteur doit la réclamer. Elle est établie en un exemplaire pour chacun, à conserver dix ans.
Elle est de forme libre mais mentionne :
- le nom des parties
- leur adresse
- la date de la vente ou de la prestation de service
- la quantité
- la dénomination précise
- le prix unitaire hors TVA des produits vendus et des services rendus
- toute réduction de prix acquise à la date de la vente ou de la prestation de services et directement liée (sauf les escomptes non prévus)
- la date de règlement
- les conditions d'escompte en cas de paiement anticipé
- le taux des pénalités exigibles en cas de dépassement.
Le règlement est réalisé dès que les fonds sont mis à la disposition du bénéficiaire par le client.
De plus, le Code général des impôts ajoute la nécessité de mentionner[2] :
- le numéro d'identification à la TVA du vendeur et du client (le numéro de TVA du client reste facultatif pour les opérations réalisées en France),
- un numéro de facture unique basé sur une séquence chronologique et continue (des séries distinctes peuvent être utilisées pour des activités qui le justifient),
- Si l'entreprise est assujetie à la TVA :
- le taux de TVA applicable à chacun des biens livrés ou services rendus ou, le cas échéant, bénéficiant d'une exonération
- Si l'entreprise n'est pas assujetie à la TVA (régime : franchise de base) :
- La mention "TVA non applicable, article 293 B du CGI"
- le montant de la taxe à payer et, par taux d'imposition, le total H.T. et la taxe correspondante (Si l'assujetti facture une TVA autre que française, il doit préciser qu'il s'agit de la taxe de tel ou tel pays étranger),
- le cas échéant, la référence à la disposition pertinente du CGI ou à la disposition correspondante de la sixième directive de TVA du 17 mai 1977 ou à toute autre mention indiquant que l'opération bénéficie d'une mesure d'exonération, d'un régime d'auto liquidation ou du régime de la marge bénéficiaire,
- si le contribuable est adhérent d'un centre de gestion agréé, la mention « Acceptant le règlement des sommes dues par chèques libellés à son nom en sa qualité de membre d'un centre de gestion agréé par l'administration fiscale ».
Chaque mention manquante ou inexacte peut faire l’objet d’une amende de quinze euros, étant précisé que cette dernière ne peut excéder le quart du montant de la facture litigieuse (article 1737 II du CGI).
Cas particulier de l'avoir :- L'avoir doit comporter le No de la facture concernée (ex : à annuler).
Délais de paiement
Les échéances de paiement sont variables en Europe selon les habitudes commerciales, entre 32 jours en Scandinavie et 78 jours en Europe du Sud[3]. Les retards de paiement sont préjudiciables aux acteurs économiques, car souvent dus à une situation financière défavorable du débiteur et entraînant un risque d'insolvabilité. Les retards de paiement se sont dégradés en 2008 en s'établissant à 13,8 jours en Europe en moyenne, au lieu de 12,7 jours un an avant [4]:
- 23 jours au Portugal
- 19,4 jours en Irlande
- 17,3 jours en Italie
- 15,8 jours au Royaume-Uni
- 14,7 jours en Espagne
- 13,7 jours en Belgique
- 11,9 jours en France
- 11,6 jours aux Pays-Bas
- 10,4 jours en Allemagne
Afin de lutter contre cette situation, les créanciers ont la possibilité de demander des intérêts de retard, soit librement fixés contractuellement, soit en l'absence de précisions du taux de la BCE plus dix points, soit 1,50 + 10 = 11,50 % au 19 juillet 2011[5],[6].
Une autre solution pour éviter de subir les délais de paiement consiste à avoir recours à l'affacturage à l'initiative du créancier ou l'affacturage inversé à l'initiative du débiteur.
En France, à compter du 1er janvier 2009, le délai de règlement est de trente jours en l'absence de convention spécifique. Le délai maximum est de quarante-cinq jours fin de mois ou soixante jours. Dans certains secteurs, tels le transport routier ou la location de véhicules, les délais de paiement sont limités à trente jours[7].
Les organisations professionnelles d'un secteur d'activité peuvent réduire ces délais, mais ne peuvent les augmenter que si des raisons économiques objectives et spécifiques à ce secteur l'imposent. L'accord doit prévoir la réduction progressive du délai dérogatoire vers le délai légal avant 2012.
Pour certains produits alimentaires périssables, les délais maximum sont de :
- quarante jours pour les achats de produits alimentaires périssables et de viandes ou de poissons surgelés, de plats cuisinés et de conserves fabriqués à partir de produits alimentaires périssables
- vingt jours pour les achats de bétail sur pied
- trente jours fin du mois pour les alcools.
Délai de conservation des factures
En France
En Suisse
Un créancier peut réclamer le paiement d’une facture et cela plusieurs années plus tard auprès du débiteur, même si celui-ci a honoré sa facture, d’où l’importance de conserver ses factures pendant un certain délai.
Le code des obligations le stipule au Titre troisième : De l’extinction des obligations, aux Art 114 à 142[8].
Les délais standards sont indiqués aux Art 127 et 128
- Art. 127
Toutes les actions se prescrivent par dix ans, lorsque le droit civil fédéral n’en dispose pas autrement.
- Art 128
Se prescrivent par cinq ans:
1. les loyers et fermages, les intérêts de capitaux et toutes autres redevances périodiques
2. les actions pour fournitures de vivres, pension alimentaire et dépenses d’auberge;
3.36 les actions des artisans, pour leur travail; des marchands en détail, pour leurs fournitures; des médecins et autres gens de l’art, pour leurs soins; des avocats, procureurs, agents de droit et notaires, pour leurs services professionnels; ainsi que celles des travailleurs, pour leurs services.
Par redevances périodique, cela sous-entends les factures qui reviennent de manière répétitive. Factures d’électricité, d’assurance, téléphone, loyer etc.
A noter que le délai de prescription peut être interrompu et recommencer à courir, lorsque le débiteur reconnaît la dette ou paie un acompte: le délai prévu par la loi recommence à partir de la date de la reconnaissance de dette ou du dernier acompte payé.
Dans un autre cas, lorsque la créance non payée fait l’objet d’une procédure de mise en poursuites: la créance ne sera prescrite que 20 ans après la réception de l’acte de défaut de biens.
Comptabilisation des factures selon les normes françaises
Comptabilisation d'une facture courante
Les factures courantes (simples) concernent les achats ou ventes de biens ou services et sont soumises à un taux de TVA de 19,6 % (en France). L'échéance est retardée, c'est pour cette raison qu'une facture n'engendre pas uniquement des enregistrements dans le compte de la banque ou la caisse de l'entreprise mais qu'elle peut aussi être constatée en tant que créance (client) ou une dette (fournisseur).
Le calcul mathématique d'une facture courante
Prix d'achat ou de vente
- - montant de la remise (% du prix)
- = Net Hors taxe (appelé souvent net commercial)
- + Net hors taxe * % de TVA (c'est-à-dire le montant de la taxe sur la valeur ajoutée)
- = Net à payer (toute taxe comprise TTC)
Le schéma de comptabilisation
Le schéma de comptabilisation classique d'une facture (exemple de 110 € de prix d'achat - 10 % de remise signifie un prix net hors taxe de 100 € et 19,60 € de TVA) est en France :
Chez le fournisseur (qui vend) :
Compte Intitulé Débit Crédit 411 Client 119,60 € 7.. Vente 100,00 € 44571 TVA collectée 19,60 € Chez le client (qui achète) :
Compte Intitulé Débit Crédit 6.. Achat 100,00 € 44566 TVA déductible 19,60 € 401 Fournisseurs 119,60 € Comptabilisation d'une facture composée
La facture peut supporter des flux qui ne sont pas automatiquement ceux relatifs au simple fait d'acheter ou de vendre. La facture peut se complexifier :
- d'un escompte : réduction du prix pour délai de paiement réduit (en cas d'immobilisation l'escompte est directement déduit du prix d'acquisition). L'escompte peut aussi être constaté au paiement.
- de frais de port : si le transport est payé par le client.
- d'emballages : si les emballages sont considérés comme récupérables. Les emballages récupérables doivent être constatés en comptabilité chez le fournisseur et le client. Voir aussi Les emballages en comptabilité française.
Le calcul mathématique d'une facture composée
Prix d'achat ou de vente (hors taxe)
- - montant de la remise (% du prix)
- = Net Hors taxe (appelé souvent net commercial)
- - Escompte (% du net hors taxe si réduction du délai de paiement)
- = Net financier
- + Frais de port (si payé par client)
- + Emballage (si récupérables)
- = Net
- + (net financier+frais de port) * % de TVA
- = Net à payer (toute taxe comprise TTC)
Le schéma de comptabilisation
Le schéma de comptabilisation d'une facture composée type (exemple de 110 € de prix d'achat - 10 € de remise signifie un net hors taxe de 100 €, suivi d'un escompte à 10% (donc de 10 €), et 1 € de frais de port et 1 € d'emballage signifie un net de 92 € et 18 € de TVA à 19,6 %) est en France :
Calcul : 110 - 10 = 100 € ; 100 - 10 + 1 + 1 = 92 € ; 92 + 18 = 110 €
(Pour les immobilisations ou dans le cas des normes IFRS, les escomptes sont déduits du prix d'acquisition et non indiqués en 665 et 765).Pour un achat :
Compte Intitulé Débit Crédit 6 comptes d'achat 100 765 Escomptes obtenus 10 6241 transport sur achat 1 4096 Créances pour emballages 1 44566 TVA déductible 18 401 Fournisseurs 110 Pour une vente :
Compte Intitulé Débit Crédit 7 comptes de vente 100 665 Escomptes accordés 10 7085 Ports facturés 1 4196 Dettes pour emballages 1 44571 TVA collectée 18 411 Clients 110 Les factures d'avoir
- En comptabilité, le retour de produits ou marchandises vendus implique la constatation d'une écriture inverse de celle réalisée à la date de réception de la facture.
En reprenant uniquement l'exemple précédent d'un achat. La facture d'avoir pour retour d'achat s'enregistre comme ceci :
Compte Intitulé Débit Crédit 401 Fournisseurs 119,60 € 60 Achat 100,00 € 44566 TVA déductible 19,60 € - L'écriture d'une ristourne ou rabais (réduction de prix d'un pourcentage soit pour avoir réalisé un chiffre d'affaires ou pour produits défectueux) et pour remise oubliée sur la première facture.
Chez l'acheteur pour un rabais ou une ristourne de 100€.
Compte Intitulé Débit Crédit 401 Fournisseurs 119,60 € 609 Rabais, ristournes 100,00 € 44566 TVA déductible 19,60 € Chez le vendeur pour un rabais ou une ristourne de 100€.
Compte Intitulé Débit Crédit 411 clients 119,60 € 709 Rabais, ristournes 100,00 € 44571 TVA collectée 19,60 € Comptabilisation des stocks
Les stocks sont gérés de manière extra-comptable pour n'être régularisés qu'en fin d'exercice, souvent par l'expert comptable. Ainsi, la concordance des enregistrements par facture et la réalité physique des stocks est réalisée par écriture d'inventaire en fin de période, pour réaliser les comptes annuels.
Article détaillé : stock.La dématérialisation de factures
Article détaillé : Dématérialisation de factures.Cette technique qui se répand de plus en plus consiste à supprimer le format papier de la facture, pour la transformer en facture électronique. Ce processus permet aux entreprises qui l'appliquent d'économiser jusqu'à 70% de leurs frais liés à la facturation (impression, mise sous pli, envoi, et/ou ouverture, saisie, archivage). De plus, le processus de facturation est hautement accéléré, car l'envoi est instantané (contrairement à la facture papier qui subit les temps d'acheminement), le temps de saisie est annulé et les montants s'inscrivent automatiquement dans les bilans comptables (tout en annulant le risque d'une faute de saisie). Enfin, cette solution protège aussi l'environnement, car elle permet de ne plus utiliser de papier (protection des forêts), de ne plus acheminer les factures (réduction des émissions de CO2), et enfin en stockant les factures sous un format électronique, il y a une économie d'espace[9].
Les décideurs interrogés dans une étude[10] portant sur la dématérialisation de factures fournisseurs se disent motivés à automatiser l'ensemble de la chaîne d'achat et des documents associés à la facture en vue de :
- La réduction des coûts de traitement des documents
- La Diminution des échanges administratifs avec les fournisseurs
- L'automatisation des rapprochements commande/facture et bon de commande/bon de livraison
- L'amélioration du contrôle interne
- L'amélioration de la qualité et de la fiabilité des informations
D'autres avantages de la dématérialisation des factures sont:
- la réduction du temps de recherche des factures archivées
- l'accélération des contrôles fiscaux
- la limitation des erreurs de saisie des factures
- la limitation des fraudes
On peut cependant noter un bémol dans le cas d'une relation commerciale entre une entreprise et un particulier (consommateur), où la facturation par Internet peut être source d'ennuis[11], tout du moins pendant une certaine période d'adaptation. UFC-Que choisir considère que la dématérialisation de factures n'est d'aucun avantage financier pour le client. Pire, la facture dématérialisée risque de le rendre moins vigilant sur ses dépenses.
De plus, certains consommateurs se plaignent de se retrouver en facture électronique sans le vouloir et de ne pas pouvoir revenir à la facture papier. Officiellement, et pour la Direction de la consommation et des fraudes, "la délivrance de la facture sur support papier est gratuite" pour le consommateur. La facture sur internet est plus difficile à consulter car un mot de passe est nécessaire, alors que l'information est disponible immédiatement sur une facture papier. Ainsi, pour l'association française des utilisateurs de télécoms (Afutt), la facturation est la première cause de litige.
Le coût d'impression de la facture est reporté sur le client. Au delà de la durée de stockage de la facture par le fournisseur, le cout du stockage est à la charge du consommateur. De plus certaines sociétés comme Free contraignent leurs clients à "s'engager à (...) consulter tous les mois sa facture" sur internet.
Comptabilisation selon les normes anglo-saxonnes
En comptabilité anglo-saxonne, à supposer que le produit ait coûté 60 euros à F, l'écriture chez lui est complétée par "débit Coût des ventes 60.00" / "crédit stock 60.00" , dégageant donc une marge brute de 40.00. Chez le client C, "débit Achats 100.00" est remplacé par "débit Stocks 100.00" et l'opération ne constate donc ni enrichissement ni appauvrissement, l'actif augmentant de 100.00 (stock) + 19.60 (créance sur l'État) et le passif augmentant de 119.60 (dette vis-à-vis de F).
Notes et références
- Article L441-3, Code de commerce
- Article 242 nonies A, Code général des impôts, annexe 2
- Retard de paiement, CARF courtage d'assurance
- Bilan 2008 Comportements de Paiements des entreprises en Europe, Altares (Dun & Bradstreet (en)), 26 Février 2009
- Directive 2000/35/CE concernant la lutte contre le retard de paiement dans les transactions commerciales, Parlement européen et Conseil, 29 juin 2000
- euribor-rates.eu, taux de la BCE au 7 juillet 2011
- Les délais de paiement entre professionnels sont réglementés, direction générale de la concurrence, de la consommation et de la répression des fraudes, août 2008
- Modèle:Http://www.admin.ch/ch/f/rs/2/220.fr.pdf
- la facture électronique fait des émules dans l'AGEFI
- Source MARKESS International, Objectifs de la dématérialisation de la chaîne "achat-facture-paiement"
- Les associations de consommateurs se méfient des factures en ligne, L'Expansion.com, 27/07/2009 à 09:53 [lire en ligne]
Voir aussi
Articles connexes
Catégorie :- Document commercial
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