Dématérialisation de factures

La dématérialisation de factures consiste à faire passer des documents du support physique (le plus souvent papier) au support numérique/électronique. Depuis quelques années, suite aux progrès technologiques et aux modifications législatives, les factures sont dématérialisables tout en gardant leur valeur fiscale^[1].

Fonctionnement

Le process de dématérialisation peut être décomposé en deux temps principaux, étant donné qu’une facture doit aussi bien être émise que réceptionnée. Le système traditionnel de facturation comporte par contre beaucoup plus d’étapes intermédiaires qui coûtent de l’argent, sont chronophages, comportent un risque (de fraude, ou d’erreur de saisie), et ne sont pas spécialement valorisantes pour les employés chargés de leur exécution.

Modèle traditionnel (papier)

Partie "envoi" :

• Impression de la facture en deux exemplaires
• Mise sous pli
• Envoi
• Archivage de l’autre exemplaire

Partie "réception" :

• Ouverture du pli
• Saisie des données
• Archivage

Le coût de ce système peut se calculer avec : le prix du papier, le coût de l’envoi, les employés en émission et réception, l’archivage. Selon une étude BVA ce prix est estimé à 26 € (17 € à la charge de l’acheteur, 9 € à la charge du vendeur)^[2]. Le bilan écologique porte sur la fabrication du papier (une des industries les plus polluantes), le transport de la facture (rejet de CO2), le stockage physique (requiert plus ou moins d’espace selon le nombre de factures). Le bilan temporel se calcule sur le temps de mise sous pli et d’affranchissement, l’envoi, la réception, l’ouverture, la saisie ; ce bilan peut être évalué à une dizaine ou une quinzaine de jours.

Modèle intermédiaire

Il est possible de recevoir ou d’émettre des factures dématérialisées sans pour autant que son partenaire commercial n’ai adopté la dématérialisation ; ceci limite l’efficacité du process, mais se montre tout de même bénéfique en termes de temps, de coût et de productivité.

en émission: éditique

Au lieu d'imprimer soi-même ses factures, l'entreprise les dématérialise pour les stocker électroniquement, et les confie à un tiers qui se chargera de les imprimer et de les envoyer au destinataire. Ainsi, l'émetteur économise sur le coût du stockage, et sur les frais lié à l'utilisation du papier. En effet, le tiers en charge du format papier canalise les impressions et envois de nombreuses entreprises, et donc fait des économies d'échelle.

en réception: Scan-LAD

Quand l'entreprise veut recevoir ses factures au format électronique mais que ses fournisseurs les envoient au format papier, un intermédiaire se charge de les numériser et d'extraire les données nécessaires à l'intégration automatique dans la comptabilité. L'archivage de la facture est toujours fait avec la version papier.

Modèle de dématérialisation fiscale

Partie "envoi" :

• Contrôles légaux et signature électronique
• Archivage électronique

Partie "réception" :

• Contrôles légaux et signature électronique
• Archivage électronique

Adopter la dématérialisation fiscale permet d’économiser en moyenne 70% de ses coûts liés à la facturation, de gagner de 10 à 15 jours dans le traitement de ces factures, et cela en faisant un geste pour la préservation de l’environnement. Le but est la suppression totale du papier, et donc des coûts et effets néfastes qui sont liés à son utilisation.

Historique de la législation (en France)

Si la dématérialisation de factures connait un boom en ce moment, c'est que la législation et les NTIC ont permis de créer un environnement favorable au déploiement de nouvelles solutions efficaces.

• 1991: débuts de la dématérialisation en France sous réserve d'un agrément de la Direction Générale des Impôts: seuls les formats structurés de facture électronique sont produits
• 1998: facilitation de la mise en œuvre par la suppression de l'agrément (article 289bis); des tiers apparaissent dans le processus au moyen de plateformes web
• 2001: Directive Européenne 2001/115/CE harmonisant les mentions légales; introduction de la signature électronique et du format non structuré de type PDF
• 2003: Article 242 nonies: les 14 mentions légales

Il faut tout de même prendre en compte que dans la plupart des pays, la législation n'est pas la même. Pour que la plateforme de dématérialisation soit utilisable de manière internationale, il faut donc avoir recours à des cabinets spécialisés en fiscalité internationale.

• 2012^[3]: À partir du 1^er janvier 2012, l'État français devra être en mesure de recevoir les factures électronique dans le but de généraliser la facture électronique. Cette démarche s'inscrit dans la lignée des projets européens déjà entrepris, et pourrait représenter des milliards d'euros d'économies. Cependant, pour être réellement efficace, il faudrait que la mesure s'étende aux collectivités locales (ce qui n'est pas le cas) qui représentent la plus grosse part de factures actuellement^[4].

Les 14 Mentions Légales obligatoires

En France, afin qu'une facture électronique soit valide, il faut que sur le document figurent 14 mentions obligatoires. Celles-ci sont^[5]:

• la date de délivrance de la facture
• le numéro séquentiel
• le numéro d'identifiant à la TVA de l'assujetti et du client
• les nom et adresse de l'assujetti et du client
• la quantité et nature des biens livrés
• l'étendue et la nature des services rendus
• la date à laquelle est effectuée ou achevée la livraison de biens ou la prestation de services ou date du versement d'un acompte si cette date est déterminée et différente de celle de l'émission de la facture
• lorsque le redevable de la taxe est un représentant fiscal, son nom, son adresse et son numéro d'identifiant
• la base d’imposition pour chaque taux ou exonérations, le prix unitaire hors taxe, ainsi que les escomptes, rabais ou ristournes éventuelles s’ils ne sont pas compris dans le prix unitaire
• le taux de TVA appliqué
• le montant de la taxe à payer (sauf disposition contraire)
• en cas d’exonération ou lorsque le client est redevable de la taxe, la référence à la disposition pertinente de la directive ou à la disposition nationale correspondante ou à toute autre mention indiquant que la livraison bénéficie d’une exonération ou de l’auto liquidation
• en cas de livraison intracommunautaire d’un moyen de transport neuf, les données énumérées à l’art. 28 bis paragraphe 2 de la directive
• en cas d’application du régime de la marge bénéficiaire, la référence à l’art. 26 ou 26 bis, ou aux dispositions nationales correspondantes ou à toute autre mention indiquant que le régime de la marge bénéficiaire a été appliqué.
• les clauses de pénalités de retard de paiement.

Quel intérêt

Pour les entreprises

Les organisations de toutes tailles trouvent un avantage à dématérialiser leurs factures, même si les grandes entreprises du secteur privé affichent encore un taux d’adoption supérieur dans le domaine^[6]. Le process permet en effet d'accélérer le règlement et le traitement des factures. Ainsi, que ce soit en émission ou en réception, la dématérialisation des factures avantages les services comptable (et facturation pour les plus grosses structures), car elle permet d'automatiser le processus, et de vérifier les données entrées de manière informatique, ce qui limite les erreurs, et empêche aussi les fraudes.

Progressivement, des projets de dématérialisation de la chaîne de documents allant de la gestion des demandes d’achat aux factures jusqu’à l’émission des avis de paiement se développent. Selon l'étude^[7] "Des demandes d’achat aux avis de paiement : Opportunités de la dématérialisation au-delà des factures fournisseurs" menée en 2011, on retrouve principalement à l’origine de tels projets la volonté de :

• réduire les coûts de traitement des documents et les échanges administratifs avec les fournisseurs
• automatiser les rapprochements commande facture et bon de commande, bon de livraison
• améliorer le contrôle interne,
• améliorer la qualité et la fiabilité des informations

A titre d'exemple, la société Gefco a put diminuer ses coûts de facturation par deux^[8]; même si la dématérialisation complète des factures porte surtout ses fruits sur les grosses compagnies qui ont des milliers (voire des millions) de factures, il existe aussi des solutions alternatives développées par les spécialistes de la dématérialisation fiscale.

Pour l'État

Lorsqu'il y a des contrôles dans les entreprises, la procédure peut prendre de longues heures étant donné qu'il faut vérifier l'exemplaire papier de l'acheteur, et l'exemplaire du fournisseur pour s'assurer qu'il n'y a pas de fraude commise. Non seulement c'est un travail fastidieux, mais qui prend du temps à l'entreprise et à l'État. Quand les entreprises ont adopté la dématérialisation des factures, ce contrôle ne demande pas plus de 20 minutes en moyenne, car l'inspecteur des impôts a juste à se connecter au portail de dématérialisation de la société pour vérifier électroniquement que les données inscrites dans les factures sont bien identiques et conformes.

Concernant la loi qui prendra acte le 1^er janvier 2012, qui statue que les services de l'État devront être en mesure de recevoir les factures électroniques, ceci représente tout d'abord une meilleure gestion des flux de factures pour l'État, mais aussi des économies de papier considérables^[9].

Pour les sociétés de dématérialisation

Ce nouveau secteur d'activité, la dématérialisation de factures, permet à de nouvelles entreprises de se créer. En effet, pour l'instant il est encore trop coûteux pour une entreprise de se créer sa propre solution de dématérialisation de factures (ou bien celle ci reste relativement sommaire). Une grande variété d'acteurs proposant des services et/ou des solutions logicielles se positionne face aux besoins croissants de ce nouveau secteur. En raison de la multiplicité des interlocuteurs et de l’existence préalable de chantiers de dématérialisation menés en silos on constate le recours à une multitude de solutions d’automatisation de tout ou partie de la chaîne « achat-facture-paiement^[10].

Pour le consommateur

Dans le cas d'un échange commercial entre une entreprise et un particulier, la facture par Internet peut se montrer source d'inconvénients^[11]. UFC-Que choisir considère que la dématérialisation de factures n'est d'aucune avantage financier pour le client. Pire, la facture dématérialisée risque de le rendre moins vigilant sur ses dépenses.

De plus, certains consommateurs se plaignent de se retrouver en facture électronique sans le vouloir et de ne pas pouvoir revenir à la facture papier. Officiellement, et pour la Direction de la consommation et des fraudes, "la délivrance de la facture sur support papier est gratuite" pour le consommateur. La facture sur Internet est plus difficile à consulter car un mot de passe est nécessaire, alors que l'information est disponible immédiatement sur une facture papier. Ainsi, pour l'association française des utilisateurs de télécoms (Afutt), la facturation est la première cause de litige.

Le coût d'impression de la facture est reporté sur le client. Au delà de la durée de stockage de la facture par le fournisseur, le cout du stockage est à la charge du consommateur. De plus certaines sociétés comme Free contraignent leurs clients à "s'engager à (...) consulter tous les mois sa facture" sur internet.

Les bénéfices

Pour l'économie

En utilisant les solutions de dématérialisation, les entreprises disposent d'un moyen de régler leur factures plus rapidement, et en limitant le risque que des fraudes soient commises. De ce fait, le marché ne s'en porte que mieux car les fournisseurs peuvent se faire régler plus facilement, et toutes les entreprises qui pratiquent la dématérialisation réalisent des économies.

Pour l'environnement

Faire disparaître les factures papier pour les remplacer par des factures électroniques s’inscrit dans le but du "zéro papier" et constitue donc un geste pour la préservation de l'environnement. La limitation de l'utilisation du papier permet de diminuer l'abattage d'arbres, et le système d'envoi électronique diminue les rejets de CO2 causés par un transport plus conventionnel^[12].

Articles connexes

• Dématérialisation
• Dématérialisation de courriers entrants
• Dématérialisation de documents RH
• Facture (comptabilité)

Liens externes

• dématérialisation de factures, dématérialisation fiscale

Références