Dématérialisation

La dématérialisation est la transformation de supports d'informations matériels (souvent des documents papier) en fichiers informatiques (pouvant entraîner la mise en œuvre du fameux « bureau sans papier » dans une entreprise).

Dématérialiser en informatique, signifie transférer sur un support numérique des informations qui existent sous forme analogique (papier, film, microfilm). Dans ce cas précis, on parle de la numérisation d’un document. Dans un autre cas, le document est directement créé sous forme numérique et traité comme tel.

La dématérialisation peut servir à gérer de façon totalement électronique des données ou des documents qui transitent au sein des entreprises et/ou dans le cadre d'échanges avec des partenaires (administrations, clients, fournisseurs,…)^[1].

Exemples :

• Conseil sans papier pour les Conseils d'administration
• Dématérialisation de documents RH ;
• Dématérialisation de courriers entrants ;
• Dématérialisation de factures ;
• Dématérialisation des flux monétaires (exemple pour les chèques dont la formule papier ne circule plus entre les banques mais seulement l'image chèque (image numérique). La dématérialisation est intervenue en 2002 avec la mise en place de l'EIC (Échange d'Image Chèque) ;
• Dématérialisation des marchés publics ;
• Dématérialisation des valeurs mobilières (compte titres).
• Dématérialisation des examens ;

Sommaire 1 Enjeux de la dématérialisation 1.1 2012 2 Les étapes de la dématérialisation 2.1 Impact sur le support d'information 2.2 Impact sur les factures 3 Dématérialisation et développement durable 3.1 Avant la dématérialisation 3.2 Après la dématérialisation 3.3 Bilan global 3.4 Le mythe du zéro papier 4 Notes et références 5 Voir aussi 5.1 Articles connexes 5.2 Liens externes 5.3 Bibliographie

Enjeux de la dématérialisation

La dématérialisation concerne les flux de documents administratifs entre partenaires différents (relation client fournisseur par exemple). Ce terme n'est pas employé pour l'échange de documents internes aux organisations. La dématérialisation pose des questions juridiques.

Cette expression est toutefois trompeuse, car l'information de gestion, qui était stockée et diffusée sur support papier, devient stockée et diffusée sur support électronique, ce qui ne supprime pas les flux physiques de biens associés aux flux de gestion. Certaines études montrent que la dématérialisation de l'économie ne diminue pas les consommations de ressources^[2]. En réalité, dans ce processus, on ne supprime pas la matière support de l'information, on la change. La dématérialisation est à l'origine d'une croyance souvent répandue selon laquelle le passage à une économie dite de l'immatériel permettrait d'économiser les ressources naturelles et de satisfaire des objectifs de développement durable^[3].

Il reste que la dématérialisation, si elle est bien gérée, peut faciliter le partage d'informations et ainsi autoriser certaines synergies (par l'augmentation par exemple de la maintenabilité) dans le cadre d'une organisation.

Deux formes de dématérialisation des documents et courriers entrants coexistent le plus fréquemment au sein des organisations interrogées par MARKESS International^[4] :

• D’une part, la dématérialisation dite « native » qui consiste pour une entreprise à recevoir directement des documents entrants sous forme de données ou informations numériques. ;
• D’autre part, la dématérialisation de documents et courriers reçus au format papier puis dématérialisés grâce à des opérations plus ou moins automatisées permettant de valoriser l’information et son traitement. En 2008, 51% des organisations interrogées par MARKESS International indiquent traiter automatiquement au moins une opération associée à la dématérialisation de ces documents reçus initialement au format papier.

2012

Cette date va marquer un tournant pour la dématérialisation en France. Les administrations françaises devront en effet à partir du 1er Janvier 2012 être en mesure de recevoir des factures dématérialisées, et donc commencer à rattraper leur retard sur les voisins européens tels que la Suède, ou le Danemark^[5]. Cependant les collectivités locales ne sont pas encore obligées de suivre cette mesure, bien qu'elles représentent la majeure partie des faces traitées^[6].

Les étapes de la dématérialisation

Les étapes de la dématérialisation sont :

1. Numérisation des documents,
2. Archivage des documents numérisés,
3. Intégration des étapes de l'évolution du document,
4. Certification des étapes de l'évolution du document.

Impact sur le support d'information

À l'exception de certains systèmes de partage d'information (forums, groupwares, blogs, wikis…), qui ne nécessitent pas ou peu l'emploi de documents papier, la dématérialisation correspond au processus de passage d'un support d'information papier à un support électronique.

On voit donc que le terme dématérialisation est peu approprié, puisque le nouveau support d'information, électronique, est lui aussi matériel : le stockage et la diffusion des informations nécessitent de la matière.

Par conséquent, ce nouveau support d'information entraîne la consommation de matières premières (métaux des équipements électroniques) et d'énergie pour son élaboration et son utilisation, et il génère des déchets (déchets électroniques).

Le changement de support implique l'utilisation d'un :

• certificat d'identité numérique qui permet d'identifier les intervenants au cours du processus (cf. signature numérique),
• horodatage, timestamp, qui garantit l'heure et la date à chaque étape du traitement.
• espace de confiance distant : les documents et les étapes de leur traitement sont centralisés sur un serveur tiers
• d'une enveloppe numérique : l'utilisateur conserve ses documents au sein d'une enveloppe numérique qui intègre une fiche de suivi dont chaque étape est certifiée par un tiers.

Impact sur les factures

La facture est un document établi par le vendeur et adressé au client à la suite d'une vente. Elle est obligatoire dans le cas d’une vente entre entreprises et déclenche le règlement des biens et des services objets de la transaction.

La dématérialisation de factures consiste à faire passer ces documents du support physique (papier) au support numérique/électronique. Depuis quelques années, suite aux progrès technologiques et aux modifications législatives, les factures sont dématérialisables tout en gardant leur valeur fiscale^[7].

Quelle que soit sa forme, la facture doit au moins comprendre les informations suivantes relatives aux acteurs et à la nature de la transaction:

• Nom, adresse et numéro de TVA de l’émetteur et du client
• La date de délivrance
• Un numéro unique, séquentiel et continu
• La quantité, la dénomination et le prix unitaire hors taxe des biens livrés ou des services rendus, ainsi que le taux de TVA correspondant
• Les rabais, remises, ristournes ou escomptes acquis et directement liés à l’opération
• Les montants totaux hors taxe, TTC et de TVA

Pour l’administration, la facture sert de preuve à la transaction et permet de contrôler le montant de la TVA à acquitter et les prix pratiqués. D’un point de vue juridique, elle constitue une preuve de la transaction commerciale. C’est pourquoi elle doit être conservée 6 ans (contrôle fiscal) et 10 ans (litiges commerciaux).

Dans les secteurs habitués à utiliser les échanges de données informatisés (EDI), tels que l’automobile, la banque ou la grande distribution, il est courant, en parallèle du flux papier, d’envoyer une facture électronique. Toutefois, seul le flux papier a ici valeur probante aux yeux de l’administration et de la justice.

Depuis juillet 2003, l’admission d’un écrit sous forme électronique au même titre qu’un écrit classique est consacrée à la double condition que son auteur puisse être identifié et que l’intégralité de son contenu soit garantie lors de sa rédaction et pérennisée dans sa conservation. Cette facture électronique fiscale peut être un document non structuré, tel qu’un PDF signé, ou un message structuré, par exemple de type EDI.

Dans le cas de transactions intra-communautaires, c’est la législation du pays d’origine du fournisseur qui s’applique. Un fournisseur de fleurs des Pays-Bas peut donc dématérialiser la facture selon la législation néerlandaise, alors que son confrère niçois doit le faire selon la législation française. À cela s’ajoute la négociation commerciale entre les parties qui peut aboutir à définir un flux basé sur la législation la plus contraignante des deux, sous réserve qu’elle reste compatible avec celle du fournisseur.

En tant qu’émetteurs de factures, les fournisseurs sont l’élément clé du processus de dématérialisation de factures dans le cadre déterminé par la législation. Or, en 2007, MARKESS International constate que dans la majorité des cas, le principal élément qui pousse les fournisseurs à dématérialiser fiscalement leurs factures est lié aux demandes formulées par les clients dans ce sens, voire aux pressions exercées par eux. Pourtant, d’autres catalyseurs pourraient favoriser une adoption plus massive de la dématérialisation fiscale par les fournisseurs, comme le citent les principaux intéressés :

• Une plus grande clarté des législations en vigueur, au niveau français, mais également dans le cadre de factures sortantes ou émises vers des clients basés en Europe, voire dans d’autres pays du Monde. Les fournisseurs demandent à mieux connaître les règles définies par l’administration fiscale (en matière de formats, d’archivage, etc.) afin d’être sûrs de les respecter ;
• Une véritable standardisation des formats de dématérialisation de factures, étendue au niveau européen, voire la mise en place d’un format universel de factures reconnu par tous ;
• Des solutions moins coûteuses, notamment dans leur mise en œuvre.

De leur côté, les entreprises en position de clients rejoignent leurs fournisseurs sur la standardisation des formats et le coût des solutions. Elles estiment également que d’autres facteurs pourraient pousser les fournisseurs à dématérialiser fiscalement leurs factures sortantes :

• La mise en place d’une incitation fiscale, voire d’une législation obligeant les entreprises à dématérialiser fiscalement les factures ;
• Une plus grande simplicité tant en amont dans les règles, les procédures à suivre que lors de l’installation et l’utilisation des solutions de dématérialisation ;
• La fourniture de contreparties aux fournisseurs par les clients eux mêmes, telles que le respect ou le raccourcissement des délais contractuels de paiement.

Dans son étude sur le sujet datant de 2007, MARKESS International remarque qu’aucun fournisseur n’a spontanément cité l’accompagnement et la formation comme des éléments accélérateurs d’un projet de dématérialisation fiscale de factures. Pourtant, en fonction du comportement adopté par les fournisseurs vis-à vis de la dématérialisation fiscale de factures, la mise en place d’actions favorisant leur adhésion à de tels projets s’avère fréquemment indispensable. Ainsi, près d’un tiers des entreprises interrogées précisent en effet avoir mis en place ou bénéficié, selon qu’elles sont en situation de clients ou de fournisseurs, de telles actions. L’accompagnement au projet de dématérialisation, la formation des fournisseurs, le conseil, l’aide à la mise en place de la dématérialisation arrivent en bonne place de ces actions. Il n’en reste pas moins que certains clients ont recours à des moyens plus coercitifs tels que l’inscription de la dématérialisation fiscale dans les conditions générales associées aux processus achats, la dématérialisation devenant une condition sine qua non pour travailler avec certains clients, voire les garder en tant que clients.

Dématérialisation et développement durable

La dématérialisation est souvent présentée comme un avantage en termes de développement durable, parce qu'elle permettrait de diminuer la consommation de papier, voire de passer au « zéro papier », ce qui aurait un impact environnemental positif du fait de la moindre consommation de bois et d'une moindre déforestation.

En fait, les choses ne sont pas si simples si on considère la dématérialisation comme de la simple numérisation. Le zéro papier est véridique lorsque la dématérialisation est native. C'est le cas par exemple de la réponse dématérialisée à un appel d’offre. A partir du 1^er janvier 2010, les administrations pourront exiger une réponse dématérialisée aux appels d'offre. Les dossiers sont alors créés et traités de manière totalement électronique, sans aucune production papier. Il convient cependant d’attendre que les services de l’État soient complètement équipés. En effet, à ce jour, le contrôle de légalité auquel sont soumis les marchés publics est toujours assuré sur papier. Il en va de même pour la transmission du marché aux services du Trésor public, qui impose de «re-matérialiser» d’importants dossiers sur papier.

Avant la dématérialisation

Dans ce cas de figure, on n’a qu’un support d'information papier avec :

• une consommation de papier

Ressources :

• du bois et de l’énergie nécessaires à la fabrication puis aux acheminements du papier et des courriers,
• ou bien du papier recyclé.

• une génération de déchets sous forme de vieux papiers

Il faut garder en conscience que l'industrie du papier est de loin l'une des plus polluantes^[8] et que son utilisation peut ainsi se décliner: arbre coupé + transport de cet arbre + forte utilisation d'énergie pour la transformation en papier + transport de ce papier vers les utilisateurs (puis utilisation) + acheminement du papier au destinataire (alors sous forme de courrier). Il y a donc d'une part la déforestation, mais surtout l'incroyable gaspillage d'énergie que la transformation et le transport entraînent.

Après la dématérialisation

Dans cette situation, on a à la fois des supports d'information papier et électronique. On conserve en effet des supports d'information papier, car jusqu’à présent, l’objectif du zéro papier s’est avéré être un mythe^[9].

On a donc :

• une consommation d’équipements électroniques et de services nécessaires à l’élaboration des différents logiciels nécessaires à la gestion de contenu,
• une génération de déchets sous forme de déchets électroniques,

et encore, car on continue à utiliser du papier :

• une consommation de papier (ressources bois / énergie ou papier recyclé)
• une génération de déchets sous forme de vieux papiers.

Bilan global

Il est évident que la quantification des consommations de ressources et des générations de déchets dans un cas et dans l’autre n'est pas aisée.

En revanche, cette analyse qualitative permet de comprendre que la consommation de ressources naturelles et la génération de déchets ne diminuera pas forcément avec l’utilisation massive de supports d'information électroniques, d’autant plus que la dématérialisation s’accompagne le plus souvent d’une plus grande productivité et d’une augmentation des flux de biens marchands vendus (dans le cas d’une activité industrielle), donc d’une ponction accrue sur le stock de ressources naturelles.

Par ailleurs, la dématérialisation n’a aucune influence sur la qualité environnementale des produits vendus.

Il faut tenir compte dans le bilan du coût des mètres carrés économisés dans l’espace nécessaire au stockage d'information. Un stockage informatique prend moins de place qu'un stockage de dossiers papier.

Donc, d'un point de vue macroéconomique, la dématérialisation contribuera certainement à l'augmentation du produit intérieur brut, mais elle n'aura pas nécessairement un effet positif en termes de respect de l'environnement et de développement durable.

Si on prend un exemple concret, la dématérialisation des bulletins de salaire va se traduire par une augmentation des pollutions liées à la fabrication des supports de stockage (disque dur, cédérom, etc.) qui devront être capables de stocker ces informations 40 ans^[10].

Le mythe du zéro papier

Des études montrent que la dématérialisation ne supprime pas la consommation de papier^[11]. L'emploi de l'expression dématérialisation serait une nouvelle forme du mythe du zéro papier^[9].

Notes et références

Voir aussi

• Bulletin de paie électronique en France
• Dématérialisation de courriers entrants
• Dématérialisation de documents RH
• Dématérialisation de factures
• Bureau sans papier
• Donnée
• Éditique
• Fournisseur de contenu
• Gestion de la relation client (CRM)
• Gestion des ressources numériques (DAM)
• Gestion électronique de documents (GED)
• Ingénierie des connaissances
• Liste de systèmes de gestion de contenu
• Support d'information
• Système de gestion de contenu (CMS)

Articles connexes

• Agence du patrimoine immatériel de l'État
• Billet électronique
• Compensation (des images chèques, des valeurs mobilières…)
• Capital immatériel
• Dématérialisation de factures
• Économie de l'immatériel
• Matériel informatique
• Matière | La Matière comme support d'information
• Musique numérisée
• Papier | Le papier comme support d'information
• Support d'information
• Stockage d'information

Liens externes

• MINEFI : Dématérialisation des marchés publics en France
• Critique de la dématérialisation, par Pascal Robert, Communication et langages n° 140, 2004

Bibliographie

• Étude « Dématérialisation de Factures - France, 2007-2009 » - MARKESS International
• Étude « Dématérialisation et échanges sécurisés : Marché et besoins en 2009-2010 » - SerdaLAB

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