Dématérialisation de courriers entrants

Dématérialisation de courriers entrants

Quils soient de nature financière, commerciale, quils aient trait aux achats, aux ressources humaines, à la relation client ou quils transitent par un service courrier, la liste des documents et courriers entrants concernés par un processus de dématérialisation sallonge de jour en jour.

Sommaire

Enjeux

Les enjeux de dématérialisation associés à chacun de ces documents sont différents, de même que la complexité de mise en œuvre de la dématérialisation. Ceci est dautant plus vrai lorsquil sagit de documents à valeur probante pour lesquels, au même titre quun document au format papier, une preuve dauthenticité et dintégrité peut être exigée en cas de contrôle, de litige, etc. Aussi, en 2009, les pratiques de dématérialisation de courriers entrants sont encore fortement hétérogènes.

Approches

Deux formes de dématérialisation des documents et courriers entrants coexistent le plus fréquemment au sein des organisations interrogées par MARKESS International en 2008[1] :

  • Dune part, la dématérialisation dite « native » qui consiste pour une entreprise à recevoir directement des documents entrants sous forme de données ou informations numériques. Il sagit par exemple de documents, quel que soit leur format, reçus en tant que fichiers attachés à un courrier électronique, dinformations intégrées dans le corps dun e-mail, mais également de données transmises via un formulaire en ligne à remplir sur un site web ou un extranet, de données reçues grâce à un flux EDI (Echange de Données Informatisées) ou encore de données échangées de façon structurée reposant sur le langage XML ou ses dérivés. Dans tous ces cas, la dématérialisation ne se limite pas au simple document ou courrier mais concerne le flux dans son intégralité ;
  • Dautre part, la dématérialisation de documents et courriers reçus au format papier puis dématérialisés grâce à des opérations plus ou moins automatisées permettant de valoriser linformation et son traitement. Ainsi, certaines organisations ont automatisé grâce à des solutions matérielles et logicielles appropriées par exemple à la phase douverture/extraction du pli papier et de préparation des documents en vue dune dématérialisation (suppression des agrafes, identification des lots à dématérialiser, etc.), à la numérisation de ces documents (que celle-ci soit réalisée en interne ou confiée à un prestataire externe) ou la reconnaissance et la lecture de documents. En 2008, 51% des organisations interrogées par MARKESS International indiquent traiter automatiquement au moins une opération associée à la dématérialisation de ces documents reçus initialement au format papier.

Les projets de dématérialisation ont souvent été initialement développés de façon opportuniste par les différentes directions au sein d'une même entreprise, sans grande coordination entre eux. Ils tendent à être progressivement envisagés de façon plus globale. En 2010, un nombre croissant dorganisations met ainsi en place des projets de dématérialisation plus transverses, comme c'est le cas avec la dématérialisation du processus "procure-to-pay" qui vise à automatiser le processus de bout en bout, des demandes dachats aux factures fournisseurs, jusquaux avis de paiement[2]

Freins

Un certain nombre déléments semble encore freiner les organisations dans leur volonté daller plus loin dans la dématérialisation de documents entrants ou dengager une véritable politique dans ce sens : une culture papier encore fortement ancrée et associée fréquemment à une peur du changement, des investissements à consentir jugés trop coûteux, des projets qui leur semblent complexes à mener à bien. Ces projets ne sont en effet pas sans impact sur lorganisation. Un réel travail en amont se révèle nécessaire, notamment afin daider les responsables fonctionnels à mieux formaliser leurs besoins.

Notes et références

  1. Référentiel de Pratiques : "Dématérialisation de Documents et de Courriers Entrants" - France 2008
  2. Etat des lieux de la dématérialisation la chaîne "achat-facture-paiement », blog MARKESS International

Voir aussi


Wikimedia Foundation. 2010.

Contenu soumis à la licence CC-BY-SA. Source : Article Dématérialisation de courriers entrants de Wikipédia en français (auteurs)

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