Gestion des documents d'archives

Gestion des documents d'archives

La gestion des documents d'archives (ou records management) a pour objectif d'organiser de manière efficace et systématique tous les documents ou données dont une entreprise peut avoir besoin pour justifier de son activité, sous n'importe quel format qu'il soit (analogique ou numérique).

Sommaire

Introduction

Le terme records management est généralement traduit en France par « gestion des archives courantes et intermédiaires» ou « gestion des documents darchives ». Cependant, lusage du terme anglo-saxon, plus court et plus répandu, tend à simposer, entre autres pour les raisons exposées dans lintroduction française de la norme internationale correspondante sur le records management, ISO 15489:2001 :

« Le terme anglais « records » désigne les documents considérés dans leur dimension de preuve (et dutilité dans le cadre de la conduite des activités de lorganisme émetteur), par opposition à « documents » (qui ne prend en compte que leur contenu informatif) et à « archives » (qui vise la portée historique). Nayant pas en français déquivalent strict, records est traduit ici par « documents darchives » sauf lorsque le terme « documents » est suffisamment explicite dans le contexte, voire par « archives » lorsque le sens limpose. » « Records » s'oppose en anglais à « draft » qui désigne les documents pas encore finalisés et approuvés par une autorité (brouillons, documents préparatoires, documents en projet). Le traduire par « enregistrement » comme cela se fait souvent en France est donc une erreur. A noter : la définition du "document d'archives" en France comprend les différentes acceptions que l'usage du terme "records" prétend opposer à archives et à documents (cf. infra).

La gestion des documents darchives est « le domaine de la gestion qui est chargé de contrôler efficacement et systématiquement la création, la réception, la maintenance, l'utilisation et la mise à disposition des documents, incluant les processus de saisie de l'information et de preuve sur les affaires et les transactions ». Elle consiste à identifier, classer, archiver, préserver, et quelquefois détruire des documents dotés d'une certaine valeur juridique. Son objectif est dorganiser de manière efficace et systématique tous les documents ou données dont une entreprise peut avoir besoin pour justifier son activité, dans un objectif de traçabilité, dintégrité, de sécurité et de pérennité des informations mais également de respect des exigences légales.

L'ISO définit les documents darchives comme l' «information créée, reçue, et maintenue comme preuve, par une organisation ou une personne, en cas de poursuites judiciaires, par obligation légale ou à des fins de conduite des affaires». Le Committee on Electronic Records du Conseil international des archives définit les documents darchives comme « un élément spécifique d'information enregistrée, engendrée, collectée ou reçue lors de l'initiation, la conduite ou l'accomplissement d'une activité et qui comprend un contenu, un contexte, et une structure suffisants, pour fournir la preuve ou la mise en évidence de cette activité ». Alors que le document darchives est souvent identifié au document sous sa forme traditionnelle, il peut être aussi bien un objet tangible qu'une information numérique qui a une valeur pour une organisation. Par exemple, les documents bureautiques , le contenu des bases de données ou des sites web ou Intranet, les données des applications et les courriels sont tous des documents darchives.

Les « documents darchives » se caractérisent par :

  • leur contenu, validé et non modifiable ;
  • lobligation de les conserver pendant une certaine durée, pour des raisons légales ou fonctionnelles.

Leur cycle de vie peut être décrit ainsi :

De la naissance du document d'archives à son sort final

Historique

La gestion des documents darchives a été organisée aux États-Unis après la Seconde Guerre mondiale, autour de la théorie des trois âges des archives (courantes, intermédiaires, définitives). Celle-ci sera reprise par larchiviste français Yves Pérotin dans les années 1960.

La pratique de la gestion des documents darchives

  • Créer, approuver et renforcer les politiques darchivage, incluant un système de classement et une politique de conservation des documents d'archives.
  • Développer un plan de classement des documents d'archives, qui incluant la localisation à court et long terme des archives physiques et des informations numériques.
  • Identifier les archives existantes et celles nouvellement créées, les classer, puis les stocker selon les procédures dexploitation en vigueur.
  • Coordonner laccès aux documents d'archives et leur circulation, au sein comme en dehors de lentreprise.
  • Appliquer une politique de conservation pour archiver et détruire les documents d'archives selon les besoins opérationnels et en fonction de critères juridiques.

Lobjectif est de garantir lexistence et laccessibilité des documents, leur authenticité, leur fiabilité et leur intégrité, et de permettre quils soient exploitables.

Souvent, un système de gestion des archives aide au classement et à la gestion quotidienne des documents d'archives au cours de leur cycle de vie. Un tel système peut être basé sur du papier (par exemple des fiches sont utilisées dans les bibliothèques) ou sur un système informatique comme une GED. Les principales fonctions de ce système sont :

  • de prendre en charge le document de sa création jusquà la fin de son usage,
  • de garantir sa conservation dans son contexte et sur des supports adaptés,
  • dassurer la traçabilité du document et de le communiquer selon les droits daccès.


Selon la norme ISO 15489:2001 « Records Management » publiée en octobre 2001, la gestion des documents darchives inclut :

  • La mise en place de politiques et de standards
  • Lassignation de responsabilités et de droits d'accès
  • Létablissement et la promulgation de procédures
  • La fourniture dune gamme de services relatifs à la gestion et à lutilisation des documents darchives
  • La conception, limplémentation et ladministration de systèmes spécialisés dans la gestion des documents darchives et
  • Lintégration de la gestion des documents darchives dans les processus.

La norme ISO peut être complétée par le recueil dexigences pour lorganisation de larchivage publié par le DLM Forum sous le nom de MoReq, dont la dernière version a été publiée en 2011.

La norme ISO 15489 est également complétée par deux normes complémentaires :

  • ISO 22310 : 2006 Information et documentation -- Lignes directrices pour les rédacteurs de normes pour les exigences de "records management" dans les normes (seulement en anglais) [2]
  • ISO 23081-1 : 2006 Information et documentation -- Processus de gestion des enregistrements -- Métadonnées pour les enregistrements -- Partie 1 : Principes (seulement en anglais) [3]

Un Calendrier de conservation, appelé aussi tableau de tri, fixe la "durée de vie" des documents, en fonction de critères juridiques ou historiques. Il permet de déterminer la valeur d'un document (valeur primaire ou secondaire). La valeur primaire d'un document est la raison pour laquelle le producteur ou le détenteur d'un document doit le conserver pour des motifs administratifs, légaux ou financiers. La valeur secondaire découle de l'intérêt historique d'un document.

La gestion des documents de forme traditionnelle

Gérer physiquement des documents darchives implique une grande variété de disciplines. Les documents, quels qu'ils soient, doivent être classés et indexés : c'est une nécessité matérielle de base. Leur maîtrise intellectuelle, par ailleurs, demande des compétences en droit, en histoire, en ingénierie et la coordination d'expertises diverses.

  • Identifier les documents darchives. La pertinence et l'authenticité de chaque document darchives doivent pouvoir être établies à chaque étape de sa vie, en s'assurant quil n'a pas subi d'altération volontaire ou accidentelle de son contenu. Dans les cas extrêmes, les documents peuvent être soumis au microscope, au rayon X, à la datation au carbone 14 ou à des analyses chimiques pour déterminer leur authenticité et leur histoire antérieure. Il est donc indispensable de prendre des précautions à cette fin lors de la création des documents et pendant leur période de conservation.
  • Stocker les documents darchives. Les documents darchives doivent être stockés de telle façon quils soient à la fois suffisamment accessibles et protégés des dégâts environnementaux. Un document classique, sur papier ordinaire, peut être rangé dans un bureau, dans un placard à archives. Mais un local d'archives digne de ce nom doit être conforme à des normes environnementales spécifiques, notamment en matière de température et d'hygrométrie. Des documents darchives de très grande importance peuvent être stockés dans un coffre fort ou une chambre forte résistant au feu, aux inondations, aux tremblements de terre et même aux guerres. En plus dun stockage des archives dans leurs bureaux, de nombreux organismes possèdent un centre darchivage hors site ou passent des contrats avec des entreprises darchivage.
  • Faire circuler les documents darchives. Les documents darchives sont conservés pour que lon puisse les retrouver au moment voulu. Retrouver le document, le suivre pendant quil est hors du local darchives puis le récupérer : ce sont les étapes de la circulation du document. À son niveau le plus simple, la circulation est gérée par des méthodes manuelles, comme tout simplement noter à qui tel document a été communiqué, et quand il doit le rendre. Cependant, de façon plus moderne, des systèmes informatiques de gestion des documents darchives sont utilisés, qui peuvent inclure des code-barres ou une puce RFID pour suivre le mouvement des documents dun bureau à lautre, ou même hors des bureaux. Le code barre et les détecteurs de fréquence radio peuvent également être utilisés lors d'audits périodiques, pour sassurer du suivi des mouvements de documents.
  • Le sort final de documents darchives. Le sort final de documents darchives n'est pas toujours la destruction. Il peut aussi prendre la forme d'un versement dans un service d'archives historiques, un musée ou une bibliothèque. La destruction doit être autorisée par la loi, les statuts de l'organisme producteur ou détenteur, les réglementations et les procédures dexploitation. Une fois la destruction approuvée, le document darchives doit être détruit avec soin pour éviter une divulgation dinformation à des tiers non autorisés. Le processus de dépôt final de documents darchives doit avoir été bien préparé, en commençant par un planning de conservation des documents darchives, des politiques et des procédures approuvées au plus haut niveau.

La gestion des documents darchives électroniques

Les principes généraux de la gestion des documents darchives sappliquent à tous les formats de documents. Cependant, les documents numériques soulèvent des problèmes particuliers. Il est plus difficile dassurer que le contenu, le contexte et la structure des documents sont préservés et protégés lorsque les documents nont pas dexistence physique.

Contrairement aux documents darchives papier, les documents numériques ne peuvent pas être lus sans un ordinateur ou une autre machine. Des critères fonctionnels concernant les systèmes informatiques qui peuvent être utilisés pour gérer les documents darchives numériques ont été émis par le Département de la Défense des Etats-Unis (DoD 5015.2), par les Archives nationales britanniques[1] et par lUnion européenne par le biais du Moreq.

Des questions se posent sur la capacité de conserver, de rendre toujours accessibles et lisibles les documents numériques à long terme. Pour être lus, les documents darchives numériques requièrent la combinaison dune version de logiciel et dun système informatique ; le risque venant de la vitesse à laquelle les technologies changent. De nombreuses recherches sont entreprises pour aborder ce problème.

Les problèmes actuels en gestion des documents d'archives

À compter de 2005 et du fait de réglementations plus exigeantes, lintérêt des entreprises pour la gestion des documents darchives est allé croissant. Alors que les gouvernements ou les professions juridiques et médicales ont une pratique historique de l'organisation des documents darchives, la tenue darchives dans les entreprises est peu standardisée. De plus, des scandales tels que celui de lEnron Corporation / Arthur Andersen, et plus récemment les destructions de documents darchives chez Morgan Stanley ont renouvelé lintérêt porté à l'utilité juridique des documents darchives de lentreprise et à la prévention des contentieux. Les lois comme la loi Sarbanes-Oxley aux États-Unis ont incité à normaliser les pratiques de gestion des documents darchives au sein des entreprises. Les échanges ont été nombreux entre les gestionnaires de documents et les informaticiens dans les années 1990 pour mieux répondre aux exigences légales et mieux anticiper les risques.

Vie privée, protection des données et vol didentités sont devenus des centres dintérêt pour les gestionnaires de documents darchives. Leur rôle daide à la protection des documents darchives en entreprise les a souvent amenés à porter attention à ces problèmes. Le besoin de garantir que des données personnelles ne sont pas conservées plus longtemps qu'il n'est permis a rendu indispensable l'établissement de calendriers de conservation indiquant les durées au terme desquelles les documents d'archives peuvent ou doivent être détruits.

En France, le droit de la preuve a été adapté par la loi 2000-230 du 13 mars 2000, et son décret d'application (voir droit de la preuve dans les technologies de l'information en France).

Les fournisseurs de gestion des documents d'archives

Les systèmes de gestion des documents

Un système de gestion de documents darchives est un programme informatique (ou un ensemble de programmes) utilisé pour suivre et stocker les documents. Ce terme diffère de ceux de systèmes de gestion dimages et de documents, spécialisés respectivement dans la prise dimages et dans la gestion de documents. Les systèmes de gestion de documents darchives proposent communément un haut niveau de sécurité et des fonctionnalités daudit ajustées aux besoins des gestionnaires de documents darchives.

Les entreprises spécialisées

Des entreprises se sont spécialisées dans le stockage de documents darchives sur papier ou sous forme électronique. Elles proposent un stockage dense et sécurisé pour les documents darchives sur papier et peuvent fournir des conditions climatiques particulières pour le stockage des supports sensibles autres que le papier.

Voir aussi

Liens externes

Textes de référence
La norme ISO 15489

Moreq

Formation
Canada

Ressources en ligne

France

Pays anglosaxons

Bibliographie


Wikimedia Foundation. 2010.

Contenu soumis à la licence CC-BY-SA. Source : Article Gestion des documents d'archives de Wikipédia en français (auteurs)

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