Progiciel de gestion intégré

Un progiciel de gestion intégrée (PGI, terme recommandé en France par la DGLFLF^[1] et au Canada par l'OQLF et équivalent du terme anglais Enterprise Resource Planning ou ERP) est, selon un cabinet spécialisé:

«  Un progiciel qui intègre les principales composantes fonctionnelles de l'entreprise: gestion de production, gestion commerciale, logistique, ressources humaines, comptabilité, contrôle de gestion, paie.

A l'aide de ce système unifié, les utilisateurs de différents métiers travaillent dans un environnement applicatif identique qui repose sur une base de données unique. ce modèle permet d'assurer l'intégrité des données, la non-redondance de l'information, ainsi que la réduction des temps de traitement  »

Pour être qualifiée de « progiciel de gestion intégrée » une solution logicielle doit couvrir au moins deux domaines fonctionnels différents de l’entreprise (par exemple, RH et finance, ou encore finance et achats…). Un PGI peut constituer le socle du système d’information de l’entreprise s’il couvre la quasi-totalité des processus fonctionnels clés de celle-ci^[2].

Enjeux des PGI/ERP

Un PGI/ERP peut être orienté en fonction du métier de l'utilisateur. Véritable cerveau et support organisationnel pivot pour toute l'entreprise, un PGI/ERP vise une gestion globale et simplifiée.

Pour ce faire, le choix d'un logiciel pertinent, son paramétrage pour le faire correspondre à la spécificité de l'activité de l'entreprise, une intégration dans les services et une appropriation réelle par les utilisateurs sont les facteurs-clés de succès. Il est fréquent que la mise en place et le déploiement d'un tel outil nécessite un délai (souvent sous-estimé) ainsi que l'assistance d'un prestataire tiers spécialisé appelé «intégrateur»

Industrie

Les PGI/ERP industriels trouvent leur origine dans le besoin de planifier la production. On reconnait le PGI/ERP industriel à ce qu'il repose sur un module central de type GPAO et/ou MRP assurant une couverture plus ou moins étendue de fonctionnalités telles que :

• gestion du processus de planification/ordonnancement ;
• suivi de fabrication et de la traçabilité de la fabrication ;
• gestion des stocks, approvisionnements de matières premières, composants ou semi-finis ;
• gestion de la sous-traitance, gestion de la maintenance, gestion de la qualité.

Services

Les PGI/ERP destinés à gérer les activités du tertiaire ne sont pas toujours répertoriés dans la catégorie des PGI/ERP. Ils sont néanmoins très nombreux à cibler des secteurs aussi variés que la santé, l'éducation, la distribution, le commerce de détail ou la finance. Avec des modules divers qui vont de la gestion de projet jusqu'à des fonctions métiers très pointues (gestion d'abonnements, cours de formation...). L'offre dans le domaine est moins abondante que pour l'industrie et beaucoup plus éclatée : Les Editeurs de PGI/ERP ont été précédés sur ce créneau et se trouvent en situation de concurrence forte avec les Editeurs de logiciels CRM.

On distingue néanmoins deux familles de produits :

• les outils de type PSA («professional service automation») qui s'adressent à des activités de service qui nécessitent une organisation en mode projet: Ils sont centrés sur le service des fonctionnalités de gestion de projet et éventuellement sur celles du CRM, ce qui ne couvre donc pas l'ensemble des fonctions de l'entreprise à la manière d'un PGI/ERP.
• les outils de type ESA («enterprise service automation») plus conformes à la définition d'un PGI/ERP. Les solutions d'ESA sont en effet capables de servir les fonctions usuelles d'un outil de CRM, (comme la prise de commande ou l'élaboration d'une proposition commerciale) mais également la plupart des fonctions de gestion administrative d'une entreprise.

Historique

Le terme ERP provient du nom des méthodes de planification des besoins en composants suivant l'intégration de plus en plus poussée des fonctions de gestion de l'entreprise. Dans les années 1960, Joseph Orlicky a étudié le programme de production de Toyota et a développé le Material Requirements Planning (MRP), puis Oliver Wight et George Plossl ont développé MRP into manufacturing resource planning (MRP2). On peut décomposer l'historique en trois phases^[3] :

- MRP0, en anglais Material Requirements Planning Zero (litt., « planification des besoins en matières 0 ») : méthode de calcul des besoins matière, mise au point en 1965 ;

- MRP1, en anglais Material Requirements Planning One  : première application industrielle de la gestion intégrée des flux de production, mise au point en 1971 ;

- MRP2, en anglais Manufacturing Resources Planning Two (litt. « planification des ressources pour la fabrication 2 ») : en plus du calcul des besoins nets en matières premières et composants, effectue une planification des lancements en tenant compte des capacités des ressources par période ; mise au point en 1979.

À partir de 1990 environ, le MRP s'est progressivement étendu à l'ensemble des fonctions de l'entreprise, pour donner l'ERP (E comme entreprise). Dans le cadre du passage informatique à l'an 2000 et du passage à l'euro (dans la zone euro), les progiciels de gestion intégrés ont été une solution pour remplacer les systèmes informatiques vieillissants qui ne pouvaient pas être convertis pour des raisons d'obsolescence technique. C'est ce qui explique l'expansion considérable de ces logiciels dans les années 1990.

Description

Le principe fondateur d'un PGI/ERP est de construire des applications informatiques (gestion des commandes, des stocks, de la paie, de la comptabilité, etc.) :

• de manière modulaire et intégrée au niveau des traitements offerts (les différents modules qui le composent sont indépendants mais parfaitement compatibles entre eux) ;
• de manière rigoureuse et cohérente au niveau des données gérées (partage d'une base de données unique et commune).

Cela comble une lacune importante :

- Dans la situation préexistante aux PGI/ERP, des applications sur mesure, d'origine diverse, co-existent tant bien que mal, ne partagent pas ou peu leurs données, et ne sont pas forcément toujours prévues pour travailler simplement et correctement ensemble. Les équipes informatiques ont alors fort à faire pour construire et mettre en place des interfaces "ad hoc", dont le fonctionnement pratique peut réserver des surprises.

- Les PGI/ERP sont garantis modulaires par leur concepteur : le module achat est garanti compatible avec le module stock, qui est garanti compatible avec le module gestion de commandes. Les données sont désormais supposées standardisées et partagées, ce qui élimine les saisies multiples et évite (en théorie) l'ambiguïté des données multiples de même nature (exemple : société TRUC, TRUC SA et Sté TRUC…).

L'autre principe qui caractérise un PGI/ERP est l'usage systématique de ce qu'on appelle un moteur de workflow (qui n'est pas toujours visible de l'utilisateur), et qui permet, lorsqu'une donnée est entrée dans le système d'information, de la propager et d'offrir des vues logiques pertinentes dans tous les modules du système qui en ont besoin, selon une programmation prédéfinie.

Ainsi, on peut parler de PGI/ERP lorsqu'on est en présence d'un système d'information composé de plusieurs applications partageant une seule et même base de données, par le biais d'un système automatisé prédéfini éventuellement paramétrable (un moteur de workflow).

Données

La base de données d'un PGI/ERP contient toutes les informations nécessaires à l'entreprise, communes aux différents modules. La première table est la table des produits. Puis selon l'orientation de l'entreprise, contient les nomenclatures, les gammes, les matières premières, les capacités de production, les quantités. D'un autre côté sont gérés les clients et/ou les fournisseurs, ainsi que leurs commandes ou livraisons, jusqu'aux catalogues des fournisseurs. Un troisième aspect contiendra les stocks, les durées de conservations, les délais d'acheminement des transporteurs. Enfin, mais la liste est loin d'être exhaustive, on trouve presque toujours les tables relatives aux aspects financiers de l'entreprise.

Traitements

Bien programmé et sous réserve d'accords préalables, un PGI/ERP est également capable de communiquer avec les fournisseurs afin de recommander les matières premières courantes ou avec les transporteurs. Ses échanges se font le plus souvent par messagerie.

Évaluation de l'emploi des PGI/ERP

Les avantages

Les PGI/ERP (opposés aux applications dédiées) présentent plusieurs avantages :

• optimisation des processus de gestion (flux économiques et financiers) ;
• cohérence et homogénéité des informations (un seul fichier articles, un seul fichier clients, etc.) ;
• intégrité et unicité du Système d'information ;
• partage du même système d’information facilitant la communication interne et externe ;
• minimisation des coûts : pas d’interface entre les modules, synchronisation des traitements, maintenance corrective simplifiée car assurée directement par l'éditeur et non plus par le service informatique de l'entreprise (celui-ci garde néanmoins sous sa responsabilité la maintenance évolutive : amélioration des fonctionnalités, évolution des règles de gestion, etc.) ;
• globalisation de la formation (même logique, même ergonomie) ;
• diminution du nombre de salariés ayant pour mission principale la saisie comptable (aide-comptable);
• maîtrise des coûts et des délais de mise en œuvre et de déploiement ;

Ce dernier point est essentiel et la mise en œuvre d'un ERP/PGI dans une entreprise est fréquemment associée à une révision en profondeur de l'organisation des tâches et à une optimisation et standardisation des processus, en s'appuyant sur le « cadre normatif » de l'ERP/PGI.

Les PGI/ERP vont pouvoir gérer et prendre en charge :

• plusieurs entités ou organisations tel que l'AH() ;
• plusieurs associations telles que l'OAC (Conférence) ;
• plusieurs devises ;
• plusieurs langues pour les utilisateurs et les clients (cas des multinationales) ;
• plusieurs législations ;
• plusieurs plans de comptes ;
• plusieurs axes d'analyse en comptabilité analytique.

NB : L'intérêt de faire l'acquisition d'un PGI/ERP, au niveau de la comptabilité, est la création des écritures comptables en temps réel, et en automatique. C'est un outil de productivité car il permet de supprimer les saisies redondantes, et de partager une information plus fiable. L'utilisation d'une base de données unique permet de rassembler l'ensemble des données et d'assurer ainsi une mise à jour constante de ces données. Il peut également être couplé à un site de vente en ligne pour une synchronisation en temps réel des données.

Les inconvénients

Les PGI/ERP ne sont cependant pas exempts d'inconvénients :

• mise en œuvre pouvant être complexe si le périmètre est mal déterminé ou trop mouvant ou le projet mal piloté ;
• coût élevé de 300 000 € minimum pour un progiciel fiable et de qualité, mais pouvant rapidement monter beaucoup plus haut, en fonction de l'industrie et de la complexité du projet. L'option fonctionnellement riche des solutions de logiciels libres si elle réduit les coûts de licence, ne supprime pas les coûts d'accompagnement et de formation ;
• périmètre fonctionnel souvent plus large que les besoins de l'organisation ou de l'entreprise (le progiciel est parfois sous-utilisé) ;
• périmètre fonctionnel pouvant ne pas couvrir l'ensemble des besoins^[4] ;
• lourdeur et rigidité de mise en œuvre ;
• difficultés d'appropriation par le personnel de l'entreprise ;
• nécessité d'une bonne connaissance des processus de l'entreprise (par exemple, une petite commande et une grosse commande nécessitent deux processus différents : il est important de savoir pourquoi, de savoir décrire les différences entre ces deux processus de façon à bien les paramétrer et à adapter le fonctionnement standard du PGI/ERP aux besoins de l'entreprise) ;
• nécessité parfois d'adapter certains processus de l'organisation ou de l'entreprise au progiciel ;
• nécessité d'une maintenance continue ;
• captivité vis-à-vis de l'éditeur : le choix d'une solution est souvent structurant pour l'entreprise et un changement de PGI peut être extrêmement lourd à gérer.

Une offre intégrée apparaît avec des produits d'inspiration bureautique reposant sur les systèmes de gestion de bases de données les plus diffusées du marché : MSSQL, MySQL, Oracle, DB2. Ces produits sont généralement diffusés par des éditeurs spécialisés en Gestion de la Production. Les inconvénients cités ici sont alors moindres.

De plus, l'émergence récente de plusieurs PGI/ERP libres permet de minimiser les inconvénients de coût (liés à l'acquisition des licences logicielles), de rigidité et surtout de captivité. L'utilisation de formats ouverts facilite également les échanges de données, en interne et vers l'extérieur.

Pour finir, la pérennité de l'éditeur est un élément majeur à vérifier avant de s'engager dans un projet PGI/ERP. Le vrai coût est celui du temps passé en interne, plus que celui de l'achat des licences. La validité du modèle économique du partenaire retenu, dans le temps, est un critère fondamental. Quel que soit le produit retenu, à méthode de travail égale et périmètre fonctionnel identique, les coûts ne sont pas forcément très éloignés d'une société à l'autre quand on compare les acteurs historiques qui durent dans cet environnement très concurrentiel.

Bilan de l'apport

Les progiciels de gestion intégrés ont permis à beaucoup d'entreprises d'accéder à une meilleure maîtrise de leurs activités :

• Une partie de leur essor s'explique par l'évolution nécessaire des systèmes d'information pour le passage à l'an 2000 puis pour la mise en place de l'euro. En effet, nombre d'entreprises ont estimé préférable de remplacer un ensemble disparate et non homogène de logiciels par un progiciel intégré à la pointe de la technologie plutôt que d'engager des corrections des programmes existants plus ou moins ancien.
• Si cette démarche a parfois donné lieu à des démarrages dans l'urgence, l’enjeu de la mise en place d'un PGI/ERP aujourd'hui n'est plus de passer l'an 2000, mais d'optimiser la gestion des flux logistiques et financiers de l'entreprise. Le paradigme sur lequel ils se basent repose essentiellement sur une optimisation de l'utilisation des ressources, qu'elles soient humaines ou matérielles. Le PGI/ERP induit donc une orientation stratégique vers la réduction des coûts comme vecteur essentiel de la création de valeur donc de la croissance de l'entreprise. Ce modèle est critiqué depuis le début des années 1990 car il met l'entreprise (et éventuellement ses fournisseurs) au centre de l'attention, au détriment du client.

Les principaux éditeurs de PGI/ERP sont regroupés au sein d'associations :

- BASDA pour Business Application Software Developers Association ;

- BSA pour Business Software Alliance.

L'avenir des PGI/ERP

Les grands PGI/ERP proposent à leurs utilisateurs une vaste couverture fonctionnelle. Mais la richesse de cette offre se heurte rapidement à certaines limites :

• Aucun PGI/ERP ne peut prétendre correspondre parfaitement à tous les métiers ou activités. Une fois sorti de leur cœur de métier, les PGI/ERP peinent à offrir certaines fonctions (sauf à les traiter de manière plus complexe, voire moyenne). Les logiciels couvrant des fonctionnalités de niche demeurent concurrentiels.
• L'intégration technique des traitements et des données arrive à un niveau de complexité à la limite du gérable (une correction pouvant avoir des impacts sur tout un ensemble de fonctions, avec souvent des corrections pré-requises, co-requises et sous-requises). La plupart de ces progiciels ont désormais un module dédié à la gestion de ces corrections (le module qui gère les modules).
• Les exigences du marché ou de la réglementation sont constamment renouvelées et les principaux éditeurs de PGI/ERP doivent en permanence s'efforcer d'intégrer ou de mettre à jour les fonctionnalités nouvellement requises :

- gestion de la relation client ;

- gestion des risques ;

- développement durable.

• Les besoins des entreprises en matière de solutions informatiques ont considérablement évolué : collaboration croissante (interne mais aussi externe avec les partenaires), dématérialisation accrue touchant tous les métiers, mobilité et nomadisme des collaborateurs, contraintes économiques, environnement légal et réglementaire toujours plus strict… Parallèlement, les outils de gestion tels que les ERP/PGI jusqu’alors déployés par les entreprises s’avèrent parfois contraignants et inadaptés à ce nouveau contexte et leur évolution est inévitable^[5].

En conséquence, un virage fonctionnel et technique est en passe d'être pris avec la faculté de distribuer des fonctions plus spécifiques et/ou plus avancées sous la forme d'applications indépendantes techniquement et interfacées avec le noyau du PGI/ERP. Cet agencement est édifié selon une architecture de type IAE ( Intégratrice d'applications d'entreprise ). Cette articulation fait que l'usager dispose en même temps :

- de fonctionnalités capables de gérer toute la profondeur du métier ;

- d'une large panoplie d'applications couvrant l'essentiel de ses besoins de gestion.

Parmi les applications spécialisées souvent requises par les utilisateurs, on peut citer la gestion :

- des entrepôts (IMS ou WMS) ;

- des ateliers (MES) ;

- des laboratoires (LIMS) ;

- de la relation client (CRM) ;

- de la chaîne logistique (SCM) ;

- de la maintenance (GMAO).

Si la démarche est aujourd’hui au stade embryonnaire, tant au niveau de la performance des architectures techniques que des méthodes de construction fonctionnelle, l’évolution de la structure technique des progiciels est clairement engagée et s'accélère.

Bibliographie

Notes et références

Voir aussi

Articles connexes

• Liste de progiciels de gestion intégrés
• Management

Liens externes

• Définition de ERP du grand dictionnaire terminologique
• Définition des ERP et rôle des consultants dans l'implémentation d'un ERP
• L'ERP, le consultant et le Processus (2004) sur le Journal du Net
• ERP, comment ça marche (2008) sur CommentCaMarche.net
• Cours ERP-PGI. Cycle ingénieur Ecole des Mines de Douai »(2009/2010) site pédagogique
• Evaluation-Matrix (en) Comparatif des fonctionnalités des principaux ERP
• ERP et PGI : La gestion des Changements (2007) par Jean-Louis Tomas
• Dossier (fr): les ERP (2007)
• Le marché des ERP dans les écoles du supérieur (2011) Statistiques de déploiement

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