La dématérialisation de documents

 Pour la GED, voir l'article Gestion électronique des documents

La Gestion électronique d'informations et de documents de l'entreprise, ou GEIDE en abrégé, est un système informatisé de gestion des documents archivés. La seconde dénomination le définie comme: gestion électronique de l’information ou de documents existants

Qu’est-ce qu’un document ?

Selon la définition de l’ISO un document est l’ensemble constitué d’un support d’information et des données enregistrées sur celui-ci sous une forme en général permanente et lisible par l’homme ou par une machine. Il est donc clair, d’après cette définition, que le document garde toutes ses propriétés intrinsèques, qu’il soit sur support électronique ou papier.

Apports de la GEIDE

Un outil de gestion électronique de documents, s'il est bien conçu, offre plusieurs avantages aussi bien sur le plan organisationnel que sur le plan du profit.

D'après une étude menée par le groupe ooPartners solutions (www.oopartners.com), un outil de GED peut faire gagner jusqu'à 10 à 20% en efficacité de travail et 10% en efficience commerciale. Les temps de recherche et de diffusion de l'information sont de l'ordre des secondes.

Une diminution des coûts se fait aussi sentir. D'après les mêmes sources l'espace de stockage coûte beaucoup moins cher en méthode électronique. Sur les coûts de classement les entreprises réalisent dans la plupart des cas 50% de gain. Les coûts de recherche sont divisés par deux voire trois s'il s'agit d'une recherche d'archives et les coûts de diffusion sont réduits de 80 à 90%.

La centralisation des données constitue aussi une force pour un système de GED. En effet les informations sont stockées sur un serveur unique et les opérations se font via des requêtes écrites pas le concepteur. Ainsi le contrôle des accès devient facile rendant le système beaucoup plus fiable et plus sécurisé car il n y a qu'un seul serveur à administrer.

Faiblesses de la GEIDE

Par ailleurs, face à tous les apports de la GED pour le monde de l'entreprise, il n'en demeure pas moins que cette technologie émergente présente des failles :

Vulnérabilité des périphériques de stockage : même si les données sont centralisées, elles sont quand même sur un support physique (disque dur, cd-rom, disque optique, etc) qui requiert souvent un environnement propre avec un climat plus ou moins stable. Le rythme frénétique de l'évolution technologique conduit aussi à une obsolescence rapide des supports de stockage, ce qui impose alors un système assez sophistiqué pour d'éventuelles migrations.

Un système dépendant des réseaux : faire de la GED en local (sans réseau) serait une entreprise assez aberrante car la composante de partage des informations ne serait pas alors disponible, donc la solution doit être déployée sur un intranet ou, mieux encore, sur un extranet. De ce point de vue, la GED présente un inconvénient car si le réseau n'est pas disponible, les données ne le seront pas.

Des contraintes d'ordre technique et financier :

• La mise en place d'un système de GED peut s'avérer difficile durant l'étape d'acquisition des données car, dans la plupart des cas, il s'agit d'intégrer des documents existants. Par exemple pour intégrer une image (photographie), il faut d'abord la numériser, ce qui n'est pas toujours facile techniquement car la qualité peut être altérée. Les accès concurrents peuvent aussi réduire la qualité du service.

• Les coûts de mise en place d'un système de GED peuvent aussi être élevés dans certaines structures surtout si elles possèdent des archives quantitativement importantes (ordinateurs, scanners, imprimantes, logiciels). La sécurité des informations peut aussi requérir des charges supplémentaires parce qu'il faut souvent louer les services d'un tiers de confiance quand une signature électronique est intégrée en vue de garantir l'authenticité des différents signataires.

Autres

La recherche

Elle s'effectue de plusieurs manières :

• La recherche par critères, en utilisant un langage de requête sur une combinaison de mots-clés définis durant la phase d'indexation.
• La recherche sur le contenu, également appelé recherche full-text, elle permet de retrouver une information à l'intérieur même des documents.

D'une manière générale, mieux l'indexation est faite, plus faciles et efficaces seront les recherches. Comme énoncé tantôt, le système de stockage influe aussi sur l'efficacité des opérations de recherche.

La restitution

Elle constitue l'une des finalités les plus importantes car si un outil de GED n'offre pas une large gamme de méthodes de restitution, alors il ne sera pas d'une grande utilité. C'est d'ailleurs ce qui peut rendre l'outil intéressant pour un espace collaboratif car les différents acteurs, pour pouvoir travailler en équipe, doivent être en mesure de s'échanger des informations. Ainsi un document peut être restitué à l'écran, imprimé, transmis par messagerie électronique ou encore introduit dans un dispositif de workflow afin d'y servir de donnée d'entrée et, éventuellement, générer un autre (ou bien d'autres) document. Le document peut aussi être amélioré, enrichi en vue d'une publication (sur un site web par exemple).

L'archivage

Il constitue une préoccupation pour tout concepteur de méthode de gestion d'informations. C'est un ensemble d'actions, d'outils et de méthodes mis en œuvre pour conserver à moyen et long terme des informations dans le but de les exploiter (d'après l'AFNOR). C'est donc une conservation du patrimoine informationnel de l'entreprise. La séparation entre information, support, format permet de saisir ce qu'il y a lieu d'archiver, de conserver. Par exemple, sur une décennie, il peut être nécessaire de garder un fichier intact, sans la moindre modification. Par contre, lorsque la période est plus étendue, l'objectif sera alors de conserver le contenu informationnel et, éventuellement, d'opérer des migrations de support ou de format. Dans un système de GED, un bon archivage doit garantir:

• L'authenticité (intégrité): le document archivé doit être strictement identique à l'original.

• La pérennité: le système de stockage doit permettre une exploitation à court et long termes. Mieux encore, une duplication des données peut être faite afin d'éviter les risques de perte (court-circuit, destruction des sites par incendie, inondation, etc.)

• La confidentialité et l'inviolabilité: il faut un système de verrouillage des documents archivés de manière à n'autoriser l'accès qu'à certains utilisateurs.

• Archivage légal et open source: les notions de pérennité du document et d'open source peuvent être liées. Un système d'archivage électronique propriétaire n'est pas certain de permettre une exploitation de stockage pérenne sur du très long terme. Un système de GED en licence libre se révèle plus adéquat si l'on désire archiver électroniquement ses documents dans le temps, même si l'éditeur de la solution est amené à disparaître, la communauté open source peut continuer à maintenir et porter le projet. Voici une liste des plateformes de GED disponibles en open source :
  • Alfresco
  • Evido
  • Freedom-ECM
  • Nuxeo
  • Maarch
  • OpenLSD
  • Quotero

Associations

• APROGED Association (française) des professionnels de la GED
• AIIM Association Américaine de l'ECM

Cadre normatif de la GEIDE

La GEIDE doit être considérée dans un cadre normatif. Les normes qui touchent au périmètre de la GEIDE sont les suivantes:

• ISO 19005-1: Format de fichier des documents électroniques pour une conservation à long terme
• ISO 26300: Format de document ouvert pour applications de bureau (Open Document)
• ISO 15836:2003 : Métadonnées d'un document
• MOREQ: Modèle d'exigences pour l'organisation de l'archivage électronique
• NF Z 42-013: Spécifications relatives à la conception et à l'exploitation de systèmes informatiques en vue d'assurer la conservation et l'intégrité des documents stockés dans ces systèmes

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