Conformité

 Ne pas confondre avec la notion mathématique de transformation conforme.

La conformité est l'état de ce qui présente un accord complet, une adaptation totale. La conformité est un terme employé en droit et en gestion de la qualité. Dans l'univers de la finance et du gouvernement d'entreprise, on utilise plutôt le terme anglais de compliance.

Univers juridique

Traduction de l'approche juridique

Définition

La définition de la conformité en termes juridiques peut se définir comme suit:

"ensemble d'actions visant à rendre les mesures comme les comportement des dirigeants et personnel au sein d'organismes publics ou privés (associations, entreprise, syndicats, etc.) comme vis-à-vis de tiers conformes à la norme externe et/ou interne applicable au lieu où ils opèrent".

Par norme, on se réfère aux éléments pertinents du droit (normes de droit, directives, lois, et règlements) sans oublier les normes internes à l'organisation de soft law qui peuvent être assimilés à des engagements unilatéraux.

Obligation et/ou engagement unilatéral

La mise en conformité peut être le résultat d'une une obligation légale (cas aux États-Unis en application de la loi Sarbanes-Oxley).

En droit français, elle peut être également une obligation de l'entreprise pour limiter une sanction en droit de la concurrence en cas d'ententes. En France, plusieurs entreprises l'ont mis en place avec l'approbation du Conseil de la Concurrence :

• Secteur postal (Cons. conc., décision n° 04-D-65, 30 nov. 2004),
• Secteur des appareils de chauffage (Déc. n° 06-D-03, 09/03/2006
• Secteur de l'élimination des déchets (Déc. n° 07-D-02, 23/01/2007),
• Secteur de la téléphonie (Déc. n° 07-D-33, 15/10/2007),
• Secteur du déménagement national et international (Déc. n° 07-D-48, 18/12/2007).

A défaut d'obligation, l'organisation peut s'engager dans une démarche d'une manière offensive ou défensive:

• Du point de vue offensif, l'organisation peut vouloir communiquer sur le respect de la loi dans un secteur où sa réputation est mise en cause par l'opinion publique et/ou les médias ou prouver leur différence vis-à-vis d'organisations similaires.
• Du point de vue défensif, le besoin de mise en conformité peut se révéler au gré d'un audit interne ou externe qui pourra déboucher sur un audit de conformité voire un audit juridique de conformité. L'exercice est alors de mesurer les écarts entre le comportement (ou la règle adoptée par l'organisation) et la norme de référence. Le défaut de conformité peut aboutir à un contentieux, une remise en cause des responsabilités, et recèle un risque juridique ou d'insécurité juridique.

Analyse coût/avantage

L'action de mise en conformité ou compliance peut s'établir sur la base d'une analyse contrainte/avantages dont les termes ont été parfaitement analysés par Christophe Roquilly de LegalEDHEC

"Il est un lieu commun que de penser que la compliance représente une contrainte absolue pour les entreprises. La complexité informationnelle (difficulté liée à l'interprétation des normes) et la complexité computationnelle (difficulté liée à l'augmentation du volume des normes), auxquelles s'ajoute le développement des obligations de déclaration de compliance, sont la source principale de cette perception. Le poids que représentent les obligations de compliance peut être interprété en termes de coût organisationnel (coût de la veille réglementaire ; coût de la mise en conformité ; coût de la communication sur cette conformité) et de coût stratégique (obligation de modifier certains éléments de la stratégie de l'entreprise, dans certains cas). Mais la compliance peut également être perçue comme étant une source d'opportunité pour l'entreprise : développement d'un apprentissage organisationnel en vue de créer et de développer des process et une culture de la compliance, sans pour autant qu'elle soit paralysante ; potentalité d'avantages concurrentiels durables. En effet, on peut se demander dans quelle mesure la compliance peut devenir un facteur de performance et de distinctivité par rapport aux entreprises concurrentes. L'entreprise pourrait en effet se distinguer par son organisation spécifique (coûts, priorités) de conformité aux normes réglementaires, ses choix au niveau des normes non-obligatoires pouvant ne pas être appliquées, etc".

Modes d'action

La conformité est un des volets de la GRC (Gouvernement d'entreprise, maîtrise des risques et conformité interne) très en vogue sous la pression du droit de sociétés.

Cette politique de compliance volontaire ou subie place les directeurs juridiques en première ligne : pour prouver leur conformité réglementaire, les entreprises devront mettre en place un code de bonne gouvernance, développer une fonction de « compliance officer » et intégrer la dimension de « conformité juridique » dans le quotidien opérationnel par des programmes et des process de vérification.

Sur la base des retours d'expérience de directions juridiques anglo-saxones, l'action de mise en conformité peut se traduire par deux approches simultanées:

• à court et moyen terme, mise en place de programmes de conformité qui visent à vérifier pour les dispositifs clefs d'une organisation le respect des politiques énoncées. Chaque branche de droit (droit financier, droit de la concurrence, droit pénal, droit de la santé sécurité, etc.) peut faire l'objet d'une démarche de conformité avec la mise en place d'un programme de conformité spécifique. Des solutions logicielles tentent de gérer le flot d'informations à cette fin pour un contrôle point par point qui doit être parfaitement documenté.
• à moyen et long terme, mise en place d'une communication interne dédiée sur le sujet, d'une formation continue ciblée et adaptée selon les profils visés du haut jusqu'en bas de la hiérarchie de l'organisation avec un traitement préventif systématique des risques juridiques prioritaires.

En tous les cas, le soutien des dirigeants est un préalable pour une action qui tend à déployer une culture de la conformité enracinée dans l'organisation. "Chaque entreprise est unique"^[1].

Un objectif du contrôle interne des sociétés cotées

A la lumière des dernières recommandations de l'AMF du 22/07/2010 sur les dispositifs de gestion des risques et de contrôle interne - Cadre de référence", la conformité aux lois et règlements qui "fixent des normes de comportement que la société intègre à ses objectifs de conformité" est bien un objectif de contrôle interne. Cette mise en conformité juridique suppose "compte tenu du grand nombre de domaines existants (droit des sociétés, droit commercial, environnement" une action permanente de veille juridique qui se décompose en différentes tâches: "

• connaître les diverses règles qui lui sont applicables ;
• être en mesure d’être informée en temps utile des modifications qui leur sont apportées (veille juridique) ;
• transcrire ces règles dans ses procédures internes;
• informer et former les collaborateurs sur celles des règles qui les concernent".

Univers des process industriels

Dans l'industrie et les services, le processus de mise en conformité d'un produit, d'un service, est appelé de différentes manières :

• retouche
• réparation
• reprise

La non-conformité qui équivaut à un défaut de qualité par rapport au cahier des charges peut conduire à la mise au rebut du produit ou au remboursement du service au client.

Univers financier

En finance, le terme de conformité, ou encore de compliance, est utilisé pour désigner le respect de conformité réglementaire à savoir des dispositions législatives et réglementaires propres aux activités bancaires et financières, le respect des normes professionnelles et déontologiques, ainsi que des orientations de l’organe délibérant ou des instructions de l’organe exécutif.

Parmi les thématiques de la compliance financière ou bancaire, il s'agira entre autres :

• de la lutte contre le blanchiment,
• de la lutte contre le financement du terrorisme,
• du respect des embargos,
• ou encore de la prévention des délits d'initié.

Les établissements bancaires et financiers ont ainsi mis en place des outils de gestion du risque de non-conformité de plus en plus sophistiqués compte tenu des risques de dérives qui ont pu avoir lieu.

Les réglementations sectorielles bancaires européennes (Bâle II) et assurance (Solvabilité II), exigent la mise en place d'un Compliance Officer pour gérer la conformité et traiter les sources de risques.

Voir aussi

Articles connexes

Liens externes

• (fr) Bibliographie juridique de l'EDHEC sur la compliance/conformité juridique

Bibliographie

• C. Collard et C. Roquilly, Table-ronde sur « La conformité réglementaire et les programmes de compliance », Cahiers de droit de l'entreprise, 2010, 2, pp. 9-19.
• C. Roquilly, « La conformité réglementaire conduit à une performance durable », Agefi Magazine, 28 juin 2010, p. 10-13.

Notes et références

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