Centre d'assistance

Centre d'assistance

Le centre d'assistance (terme recommandé en France par la DGLFLF[1] et au Canada par l'OQLF) correspond, selon le dictionnaire terminologique FranceTerme, au service chargé de répondre aux demandes d'assistance émanant des utilisateurs de produits ou de services. Note : Suivant le degré d'urgence et le niveau de difficulté, le centre d'assistance peut apporter une réponse, donner un conseil, transmettre le problème à un spécialiste.

L'équivalent en anglais est help desk. Le centre d'assistance constitue le point de contact principal entre la direction des systèmes d'information et les utilisateurs, pour un ou plusieurs secteurs d'activité des services des techniques de l'information et de la communication (TIC), et qui est généralement axé sur la gestion des incidents dans un domaine donné.

Le centre d'assistance (quelquefois appelé « hotline ») fournit des services d'assistance aux utilisateurs, par l'intermédiaire d'un téléassistant pour les aider à résoudre un problème logiciel ou matériel (hardware), ou simplement pour lui donner une information dont il a besoin. Dans le langage ITIL, on parle de centre de services.

Différents moyens sont à disposition des techniciens pour apporter ce support : sur site (déplacement sur place), par téléphone via un centre d'appel, par courrier électronique ou via une télémaintenance. Il doit en plus de sa tâche de résolution s'assurer qu'aucune demande ne soit perdue ni laissée sans réponse.

Sommaire

Terminologie

Plusieurs termes sont employés pour désigner le centre d'assistance :

  • en anglais, help desk est un terme souvent employé par les locuteurs francophones pour désigner le centre d'assistance. L'expression 'help desk n'est recommandée ni par la DGLFLF (ce terme ne figure pas dans le vocabulaire des TIC de FranceTerme), ni par l'Office québécois de la langue française, qui privilégie l'expression centre d'assistance[2] ;
  • d'autres termes en anglais sont en usage de la part des locuteurs francophones : call center, hotline ;
  • les termes français correspondants peuvent être : centre d'appel (qui n'inclurait que le support de premier niveau), centre de services (vocabulaire ITIL), support utilisateurs.

Organisation

Fonctions

Un centre d'assistance a différentes fonctions.

Dans le domaine de l'assistance micro-informatique aux particuliers, les dernières avancées technologiques et la forte augmentation du nombre de foyers français équipés pour Internet font tendre les centres d'assistance actuels vers un mode libre service (selfcare) qui fait participer l'utilisateur à la résolution de son problème. Les avantages sont nombreux : une interactivité plus forte avec l'utilisateur, des réponses capitalisées et souvent mises à disposition de la communauté, une disponibilité maximale 24h24, 7j/7, une image de marque renforcée.

Niveaux d'intervention des services d'assistance et de support

Les centres d'assistance disposent de différents niveaux pour répondre aux différents types de questions. Ils fournissent généralement aux utilisateurs un point central d'assistance pour tous les problèmes liés à l'informatique.

On considère en général deux niveaux d'intervention, parfois trois :

  • Niveau 1 : le centre d'appel (ou call center, front desk). Le téléassistant prend l’appel (ou le courriel), l'enregistre dans une base de données (date, heure, motif), donne un numéro de référence, diagnostique le problème et donne des conseils de base pour sa résolution. Son champ d’action est relativement limité, il a en général à sa disposition une documentation, sur support papier ou électronique, sur les problèmes les plus courants rencontrés par les utilisateurs (en relation avec son intervention) nommée base de connaissance.
Si la démarche n’aboutit pas (hors délais, niveau de compétence, etc.), il passe le relais à un intervenant de niveau 2.
  • Niveau 2 : le back desk. L'intervenant peut diagnostiquer la panne (si le niveau 1 ne l’a pas déjà fait), faire rentrer le matériel en atelier ou déclencher une intervention sur site. Il est à même de guider le client par téléphone pour la résolution complexe du problème. Selon les systèmes il peut être amené à prendre le contrôle à distance (si la fonctionnalité est existante et s'il dispose des autorisations nécessaires). Selon le guide de bonnes pratiques ITIL, le niveau 2 peut appartenir à différents types :
    • réglementaire,
    • fonctionnel,
    • technique.

L'extension du support technique informatique à tous les types de support, et notamment au support métier (ressources humaines, logistique, technique, etc.) constitue le centre de services qui consolide tous les supports et assistance qui soutiennent l'activité du métier. En général, les centres d'assistance ont un temps d’intervention limité correspondant à la philosophie de leur employeur ou du volume de cas à traiter selon les moyens mis à disposition. Le niveau de qualification aussi est variable selon les prestataires et l’orientation du centre d'assistance (interne – interne ou externe – externe)

Les services d'assistance forment un métier à part entière où le sens du relationnel et la solidité des nerfs sont souvent mis à rude épreuve au moins autant que les compétences.

Cellules d'assistance

Dans les entreprises, une ou plusieurs organisations sont dédiées aux services d'assistance. On peut alors parler de cellules d'assistance.

Il arrive fréquemment que la fonction d'assistance soit répartie entre plusieurs cellules d'organisations différentes en fonction de la nature des problèmes à traiter :

  • assistance dans les maîtrises d'ouvrage ;
  • assistance fonctionnelle ;
  • assistance réseau ;
  • assistance exploitation ;
  • assistance micro-informatique.

Ces cellules sont à différents niveaux d'assistance (1 à 3). La tendance est à un regroupement des personnes chargées de l'assistance dans des cellules d'assistance. En général, les cellules d'assistance comprennent quelques personnes seulement.

Sous-traitants de la fonction assistance

À partir de 2000 environ, les grandes entreprises ont commencé à externaliser les services d'assistance en les sous-traitant auprès d'entreprises SSII (Infogérance), l'objectif principal étant de réduire le coût. C'est ainsi qu'il arrive que le technicien soit localisé dans un pays étranger.

Étant donné le caractère interne de ce changement d'organisation, peu d'informations sont disponibles sur le niveau de qualité du service rendu (engagement de service).

Aspects méthodologiques

Article détaillé : ITIL.

Selon le guide de bonnes pratiques ITIL, les services du centre d'assistance sont l'un des éléments fournis par le centre de services.

Logiciels de gestion des services d'assistance

Les centre d'assistance utilisent généralement des logiciels spécialisés dans le traitement des demandes d'assistance des utilisateurs.

Note

  1. Journal officiel du 20/04/2007, voir FranceTerme
  2. Site officiel de l'Office québécois de la langue française

Voir aussi

Liens internes

  • Téléassistant : cette personne travaille exclusivement à distance, et déclenche parfois l'invervention d'un technicien sur place.
  • Ici et Maintenant : une radio parisienne qui propose une hotline gratuite le Samedi après-midi.
  • Centre d'appel

Liens externes

Comparaison des logiciels

Les solutions commerciales disponibles (progiciels et logiciels libres) sont :

Logiciel Domaine d'application Licence Origine Utilisateurs Commentaire Environnement Site Internet
ManageEngine ServiceDesk Plus Help desk avec le logiciel de gestion d'actifs. Billetterie intégrée, Asset Tracking, Achats, catalogue de services, gestion des contrats, base de connaissances, basée sur des agents de balayage, bureau API, l'intégration mobile et plus encore. ManageEngine Californien Références Conforme ITIL V3 Mobile App, les fonctionnalités ITIL prêts, interface facile à utiliser basée sur le Web, Client: Windows2000,WinXP,Windows2003,Linux, Web (Internet Explorer, Firefox, chrome) http://www.servicedeskplus.com
ServiceNow Gestion des incidents, des problèmes, des changements, des projets, des configurations, gestion du catalogue de services, SLA, parcs, licenses, RH, Social IT... ServiceNow Californien Références Conforme ITIL V3 Tout type de support mobile ou non ayant un navigateur: Microsoft IE, Firefox, Opera, Chrome etc. iPhone, Blackberry, Android etc. Ipad et autres tablettes http://www.service-now.com
ARTOLOGIK HelpDesk Gestion des tickets entrants, des changements, des niveaux, des accords de services. Recherche avancée/FAQ,création de formulaire de demande, gestion des rapports. Disponible en SaaS/ ASP. Plusieurs modules complémentaires : gestion des SLA, gestion de produits/ track, connexion LDAP, connexion au logiciel TIME. ARTOLOGIK (suite logicielle d'ARTISAN) Suède Références Gère les SLA http://www.artologik.com/fr/HelpDesk.aspx
Service Management Suite Gestion des incidents, des problèmes, des changements, des configurations PS'Soft (a fusionné avec BDNA, américain) Français Conforme ITIL http://www.pssoft.com/fr/
EasyVista Gestion des incidents, des problèmes, des changements, des configurations Staff&Line Français Conforme ITIL V3 http://www.staffandline.fr/
IWS Gestion des incidents, des problèmes, des changements, des mises en productions, des configurations, des niveaux de services (SLA), gestion du portefeuille de services, inventaire actifs réseau, GMAO, tableaux de bord Isilog Français Conforme ITIL V3 http://www.isilog.fr/index.asp/
Kimoce Service Desk Gestion des incidents, des problèmes, des changements, GMAO, tableaux de bord Kimoce Français http://www.kimoce.com/service-desk-helpdesk-hotline.html
Pytheas Service Desk / Asset Management Gestion des incidents, des problèmes, des changements, des mises à jour, des configurations, administration et gestion de parc : inventaire, intégration, suivi financier Pytheas Français Références Conforme ITIL Client: Windows (XP,2003,2008,Vista,7) et Web (Internet Explorer, Firefox), SGBD: MS SQL Server, Oracle et PostgreSQL http://www.pytheas.fr/pam/fr/psd-overview.asp
ServiceCenter Gestion des incidents, problèmes, changements, configuration HP/Peregrine Américain Conforme ITIL https://h10078.www1.hp.com/cda/hpms/display/main/hpms_content.jsp?zn=bto&cp=1-11-15-121^1488_4000_100
BMC Remedy (Service Desk) Gestion des incidents, des problèmes, des changements, des niveaux de services (SLA), macros (.arq) BMC Software Américain Conforme ITIL Windows XP, Internet (version light) http://www.bmc.com/products/product-listing/22743834-121272-1370.html
VMware Service Manager (ex. Infra) Gestion des incidents, des problèmes, des changements, des configurations ex. EMC2, VMware, Australien d'origine, VMware Américain Conforme ITIL http://www.infra-corp.com/fr/
Openview Service Desk Gestion du centre de services, des changements, des niveaux de service, des configurations HP Américain Conforme ITIL http://h41087.www4.hp.com/solutions/entreprises/grandes_entreprises/openview/fiche_produit/itsm/service_desk.html
Unicenter Service Desk Gestion des incidents, des problèmes et des changements Computer Associates Américain Conforme ITIL Microsoft Windows, Linux (Red Hat Enterprise) et UNIX (Sun, Solaris, HP-UX, IBM-AIX), interfaces Web Microsoft IE, Mozilla et Firefox, et bases de données Ingres, Microsoft SQL Server et Oracle http://www.ca.com/fr/products/product.aspx?id=191
LANDesk Service Desk Gestion des incidents, des problèmes et des changements Avocent LANDesk Américain Conforme ITIL http://www.landesk.com/SolutionServices/product.aspx?id=6026
IT Service Management Gestion des incidents, des problèmes et des changements Frontrange Solutions Américain Conforme ITIL http://www.frontrange.com/productssolutions/category.aspx?id=12946
Numara Footprints Services d'assistance Numara Software Inc. Américain Conforme ITIL http://www.numarasoftware.fr/footprints/service_desk_software.aspx
Siebel HelpDesk Gestion des incidents, des problèmes et des changements Oracle Américain Conforme ITIL Internet http://www.oracle.com/applications/crm/siebel/contact-center-service/siebel-helpdesk.html
GLPI Gestion de parc, avec module gestion d'assistance (demandes, incidents) Logiciel libre (GPL) Français Bull centre d'appel, CNAMTS, services déconcentrés MAP, Communauté Ens Sup Recherche, Autoliv France Utilisateurs institutionnels Excellente fiche PLUME http://www.glpi-project.org/
GIMI Gestion de parc informatique, administration de parc, gestion d'assistance, gestion du patrimoine mobilier Français Entreprises de moyenne taille http://www.gestion-de-parc.fr/
Redmine Gestion complète de projet en mode web Logiciel libre Américain Bull / SSO http://www.redmine.org
OTRS Suivi de problème Logiciel libre (GPL) Américain Communauté Ens Sup Recherche Tout type de plate-forme http://otrs.org/
ASTRES Gestion des incidents, des problèmes Logiciel libre (GNU GPL) Français (aviation civile) Aviation civile à Toulouse http://sourceforge.net/projects/astres
Assyst Centre d'assistance Axios Systems Britannique Conforme ITIL http://www.axiossystems.fr/six/fr/home.php
Helpdesk Centre d'assistance Advanced Business Ware ABW Français http://www.abusinessware.com/abw-logiciels.nsf/Logiciel/Helpdesk
SIRIOS Gestion d'incidents de sécurité Logiciel libre (GNU GPL) Allemand (CERT-Bund) Centres de Sécurité informatique, (CERTs), communauté Ens Sup Recherche). Atelier basé sur OTRS, compatible ITIL http://www.sirios.org
Request Tracker (WebRT) Gestion de tickets Logiciel libre (GPL) Américain Nombreux organismes américains, MEEDDAT (centre serveur), communauté Ens Sup Recherche. Existe depuis 1996, a subi de nombreuses évolutions Internet http://www.bestpractical.com/rt/
SupportCenter Plus Services d'assistance Manageengine Américain http://www.manageengine.com/products/support-center/
Help Desk Reloaded Services d'assistance Logiciel libre Américain http://www.helpdeskreloaded.com/
Zentrack Suivi de bogues et services d'assistance GPL Américain http://www.zentrack.net/
OneOrZero Services d'assistance GPL Américain http://www.oneorzero.com/
CustomerFirst Services d'assistance Américain http://www.objectline.fr/helpdesk/prescust.html
Sos26 Services d'assistance à distance Free http://www.sos26.com/
Numara Track-IT! Logiciel de support technique Numara Software Inc. (FR) Américain Conforme ITIL http://www.numarasoftware.fr/track-it/help_desk_software.aspx

Wikimedia Foundation. 2010.

Contenu soumis à la licence CC-BY-SA. Source : Article Centre d'assistance de Wikipédia en français (auteurs)

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