Systèmes d'information de gestion des ressources humaines

Un Système d'information de gestion des ressources humaines (en : Human Resource Management Systems (HRMS, EHRMS), Human Resource Information Systems (HRIS), HR Technology ou encore HR modules), est une interface entre la gestion des ressources humaines (GRH) et les technologies de l'information et de la communication (TIC). Il combine la GRH, et en particulier ses activités basiques et administratives (payroll, gestion administrative), avec les moyens mis à disposition par les TIC. Sont notamment concernées les activités de planning et de traitement de données généralement destinées à être intégrée dans un progiciel de gestion intégré ( en : Enterprise Resource Planning ou ERP). Les systèmes ERP sont des programmes informatiques intégrant les informations issues de différentes origines dans une entreprise en des modules intégrés dans une seule application et une base de données unique. La qualité de la liaison entre les modules financiers et de ressources humaines est particulièrement importante pour les entreprises, étant donné le poids financier généralement très important des ressources humaines.

Les TIC proposent également d'importants développements pour la GRH autres que pour la gestion interne et intégrée à la gestion financière d'une entreprise, telles les applications développées en intra- ou extranet concernant le recrutement et l'E-learning. Elle permettrent également une externalisation simplifiée des tâches susceptibles d'être informatisées, et des relations électroniques directes avec les administrations (E-Gouvernement).

Implémentation des Systèmes d'information de GRH dans une organisation

Dans l'ensemble, la fonction "ressources humaines" comprend toujours une part importante de tâches administratives et répétitives dans la plupart des organisations. La plupart de celles-ci sont à un niveau plus ou moins important intégré les opérations d'établissement et de paiement des rémunérations, de présence des travailleurs, des évaluations ou encore du recrutement et des évolutions de carrière.

Une gestion efficace du "capital humain" est devenue une opération nécessaire et complexe pour les professionnels des ressources humaines. Leur fonction consiste en premier à collecter des données pour chaque travailleur, concernant son histoire et caractéristiques personnelles, ses compétences et capacités, jusqu'à des données plus accessibles telles ses rémunérations et ses prestations effectuées pour l'entreprise. La quantification de ces données et la systématisation de leur traitement complexe a permis leur prise en charge par des systèmes automatisés au fur-et-à-mesure de la progression technologique, en réduisant d'autant la part manuelle des opérations, coûteuse et source d'erreurs.

Ceux-ci ont conduit à la mise en place des systèmes d'information appliqués à la gestion des ressources humaines, et dans certains cas à l'externalisation de ces activités. La maîtrise de ces outils est désormais largement déléguée aux spécialistes TIC internes ou externes à l'organisation. Avant l'apparition de l'architecture "client-serveur" qui s'est développée fin des années 1980, les applications informatiques dédiées aux ressources humaines accédaient directement aux ordinateurs mainframes et leur capacité de traitement rapide. Du fait du coût et de la spécialisation / personnalisation de ces applications, leur acquisition était limitée à des organisations d'une certaine taille, capable de mobiliser les ressources informatiques internes ou externes suffisantes. Avec l'arrivée des applications sous architecture client-serveur, les systèmes d'information de GRH permirent pour la première fois aux responsables RH de retrouver une maîtrise des opérations de gestion administrative, les professionnels TIC étant cantonnés aux aspects purement techniques. Ces systèmes d'information de GRH sous architecture client-serveur sont construits autour de quatre domaines RH spécifiques :

1. gestion de la paie
2. gestion des prestations de travail
3. gestion des prestations sociales
4. gestion des ressources humaines proprement dites (carrières, compétences, recrutement…)

1. Le module de paie automatise la gestion de la paie en rassemblant les données mise à disposition pour le travailleur concernant ses prestations et leur nature, y applique les déductions, préléve la cotisation sociale et génère périodiquement un compte individuel et une proposition d'ordre de versement de la rémunération. Il permet également de générer des données et statistiques pour l'ensemble du personnel concernant ces données. Les données des prestations peuvent être générées automatiquement (pointeuses) ou via un encodage. Les informations peuvent par ailleurs être envoyées vers un module financier.

2. Le module de gestion des prestations de travail permet d'intégrer les TIC et des méthodes rationnelles pour la gestion des prestations de travail. Les modules les plus avancés intègrent les politiques de flexibilité pour l'analyse des données, et des analyses et des propositions de planning dans la répartition du travail. Cette partie de l'application est à mettre en étroit parallèle avec des éléments de gestion financière et de production.

3. Le module de gestion des prestations sociales permet aux professionnels RH de gérer au mieux les prestations sociales obligatoires ou non, tels l'assurance maladie, l'assurance accidents de travail, les assurances-pension complémentaires.

4. Le module de gestion des ressources humaines concerne les autres aspects des RH, comprenant moins de contraintes légales mais plus sujet à une politique de gestion. La gestion de la carrière du travailleur, de son recrutement jusqu'à la pension, y est en particulier développée. Sont ici gérées les données personnelles (âge, adresse, famille…), les compétences et diplômes, les formations suivies, les niveaux de salaire et la fonction, l'enregistrement des données du curriculum vitæ.

Le Système d'information de GRH permet d'intégrer ces quatre segments de la GRH en créant des liaisons fonctionnelles entre ces activités au sein du logiciel.

L'internet peut être utilisé comme moyen de communication et d'envoi de fichiers, et les systèmes d'information de GRH permettent de convertir ces données vers une interface de type navigateur Internet utilisée par l'ERP. Ce type d'interface avec le système permet une portabilité et un moindre coût pour l'accès aux systèmes de gestion, augmentant ainsi l'efficience de la GRH. Les travailleurs ou les responsables de services peuvent aussi avoir un accès partiel au système, qui leur permet par exemple d'entrer eux-mêmes les données le concernant, tel une demande de congé.

Ces tâches coûteuses en temps et en argent, telles la gestion administrative du personnel ou le remboursement de déplacements, le changement des données personnelles, l'inscription à une formation à un plan de pension peuvent dès lors être effectuées par la personne qui est directement à l'origine de l'action à réaliser. Ces systèmes libèrent ainsi le personnel de RH de tâches fastidieuses et répétitives, leur permettant de se concentrer sur des problèmes plus décisionnels, stratégiques ou politiques et economiques

Acteurs sur le marché des Systèmes d'information en GRH

Les principales entreprises proposant des ERP pour la gestion des ressources humaines sont : ADP, Cegid RH, ADEQUASYS, SAP HR, SIGMA-RH, Oracle, HR Access, meta4, Lawson, CEGEDIM SRH, SAGE, Cezanne Sofware, Technomedia, TEHMS, Jobpartners, SAGES Software, EXTALYS.

De très nombreuses autres entreprises proposent des programmes pour des applications particulières telles que la gestion des présences des travailleurs, éventuellement directement liée au système de payroll.

Il existe également des sociétés de conseil qui collaborent à la conception et la mise en œuvre des SIRH.

Des acteurs en conseil en SIRH accompagnent les entreprises dans leurs projets SIRH, lancement d'appel d'offre, conception, audit, pilotage de projet mais aussi formation métier. D'autres acteurs se spécialisent dans des sous-ensembles des SIRH comme par exemple la gestion des recrutements. La tendance depuis 2003 est de se concentrer vers des solutions en mode ASP (application service providing), certaines entreprises proposent un service en ligne d'évaluation des formations ou de gestion du recrutement. On parle alors de Software as a service.

Le Cercle SIRH

Le Cercle SIRH regroupe des responsables SIRH de grandes entreprises françaises autour de problématiques communes à leur métier. Son fonctionnement repose sur l’organisation de journées d’études thématiques chaque trimestre. Il est indépendant de tout éditeur de solutions progicielles et de tout club utilisateurs. Les participants ont des outils qui reflètent la diversité du marché. Les responsables SIRH peuvent ainsi comparer les solutions retenues et contribuer à la diffusion de bonnes pratiques au sein de leur profession. Il met à la disposition de ses membres et du public intéressé son blog^[1].

Voir aussi

Articles connexes

• E-GRH

Notes et références

• Portail de l’économie