GTD

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Getting Things Done

Getting Things Done, the art of stress-free productivity ("Faire les Choses, l'art de la productivité sans pression"), le plus souvent désigné par son abrégé GTD, est le titre d'un livre de David Allen publié en 2001, décrivant une méthode de gestion des priorités quotidiennes, et est depuis 2005 une marque déposée.

Sommaire

La productivité sans stress

David Allen prend soin d'emblée de préciser que la méthode GTD n'est pas du « managing time » (« gestion du temps »), mais « managing action for results » (« s'organiser pour réussir »). GTD est une démarche d'organisation personnelle applicable par chacun à l'ensemble de ses activités, tant professionnelles que privées. Pratiquer la méthode amène à identifier avec sûreté ses priorités à tout moment, et à mieux se mettre en position d'agir immédiatement sur la priorité choisie.

L'auteur montre que pour bien choisir sa priorité et s'y consacrer pleinement, il faut pouvoir s'appuyer en permanence sur un système que l'on sait fiable. Au moment de choisir ce à quoi se consacrer maintenant, ce système doit présenter toutes les actions immédiatement exécutables là où l'on se trouve, qui feront progresser vers un des objectifs attendus, ou réaliser un des engagements établis. Ainsi :

  • on choisit à chaque fois en pleine connaissance de cause ce que l'on fait,
  • on ne porte son attention que sur ce qui est actionnable maintenant,
  • on est tranquille sur ce que l'on ne fait pas : soit que l'on ait délibérément choisi de ne pas y donner la priorité, soit ce n'était tout simplement pas faisable maintenant.

Toute l'attention, la créativité et l'énergie étant mobilisées sur la seule action qu'on a délibérément choisi de faire, on s'approche mieux que jamais de l'état de productivité sans stress annoncé.

Une conception renouvelée de la gestion des priorités

Se distinguant de ses prédécesseurs en gestion du temps, Allen montre qu'il est illusoire de fixer des priorités préétablies pour chaque tâche. Il fait remarquer que la priorité d'une tâche n'est pas liée à la tâche, mais déterminée par des facteurs immédiats :

  • la relation que nous établissons entre cette tâche et celles qui se trouvent en concurrence au moment de choisir quoi faire ;
  • les possibilités d'exécution accessibles à ce moment-là (le "contexte") ;
  • et même l'état d'énergie et de disponibilité au moment d'agir.

Autrement dit, la priorité est sans cesse changeante : elle n'est pas un attribut de la tâche, mais de notre jugement instantané (on the fly): notre décision de nous mettre maintenant à cette tâche-ci. Le but de GTD est de nous mettre en position de toujours bien exercer ce jugement : permettre une décision immédiate, claire (première chose à faire), sûre (toutes les instances à considérer, mais seulement elles, ont été prises en compte), et sans regret (on est pleinement conscient de ce qu'on a choisi de ne pas faire maintenant).

David Allen montre le processus à suivre pour préparer au mieux le choix de la prochaine priorité : collecte permanente de tout sujet en instance, traitement et organisation en vue de l'action, réactualisation systématique et fréquente. Seules les tâches très brèves (David Allen préconise : "moins de deux minutes"), sont à sortir du système et de son esprit : mieux vaut s'en libérer immédiatement en les exécutant tout de suite, plutôt que de les noter comme choses à faire et de devoir les gérer.

Grâce à ce travail de préparation, l'esprit est débarrassé des listes de choses à faire (Todo list), anxiogènes et inopérantes par leur longueur, comme du stress de l'oubli possible. Le système présente clairement le champ complet de ce qu'il reste à accomplir, et les décisions s'appuient sur des listes courtes, spécialisées et à jour : liste des sujets ("projects" dans la version originale) jugés activables dans la période présente, listes des actions immédiatement exécutables pour chaque contexte opératoire rencontré, etc.

Par exemple, il peut exister une liste de tous les mails qui peuvent être envoyés maintenant d'une part, et la liste des choses à faire cette semaine dans le jardin d'autre part. Il est clair que, dans le jardin, on n'a pas besoin de sa liste de rappels sur les mails en instance : une liste pour le contexte Jardin, et une autre pour le contexte Mails seront bien plus pratiques et efficaces.

Un processus structuré

David Allen reprend dans GTD un certain nombre d'idées connues en matière de gestion du temps, mais il les systématise dans un processus structuré, discipline nécessaire selon lui, et gage d'efficacité :

  • Recensement : noter immédiatement tout sujet qui retient l'attention - événement, objet, document, idée - et qui pourrait potentiellement requérir une action ultérieure.
  • Traitement : formuler pour tout sujet envisagé le résultat concret à produire. Dès qu'il y a plusieurs choses à faire pour parvenir à ce résultat concret, formuler la première action concrète par laquelle l'enclencher (notée sur la liste du contexte opératoire correspondant), les actions suivantes s'inscrivant dans un projet.
  • Organisation : mise en place sans attendre des rappels pour les actions qui ne peuvent être exécutées immédiatement : soit dans un agenda (temps bloqué), soit dans une liste au contexte appropriée ("À la maison", "Téléphone", "Achats"...), soit dans une liste "en attente" si une action est confiée à un tiers, soit placés dans un échéancier (notamment quand il y a des documents ou justificatifs), classement des données de référence.
  • Revue : réexaminer très fréquemment - et passer au peigne fin au moins une fois par semaine dans la « revue hebdomadaire » - toutes les tâches et les projets en cours et nouveaux.
  • Action : ... de telle sorte que l'on puisse toujours se fier à ses listes d'actions dans le choix de ce à quoi il faut donner la priorité à un moment donné.

Quatre critères décisionnels

La méthode GTD part du principe qu'une action ne peut se lancer n'importe où, ni n'importe quand. La plupart du temps, la priorité d'une action ne peut être le seul facteur à prendre en compte à un instant T pour en faire la prochaine action à réaliser. GTD précise donc quatre critères pour décider quoi faire à un instant donné.

  1. Contexte : l'endroit où l'on se trouve, les outils disponibles, les limites et possibilités de l'environnement.
  2. Temps disponible : le temps libre avant la prochaine obligation, le temps estimé de la réalisation de chaque prochaine action listée.
  3. Capacité physique : l'énergie dont on dispose, et les actions qui s'accordent à cette vigueur.
  4. Priorité : pour deux actions nécessitant le même contexte, le même temps disponible et la même capacité physique, laquelle a le plus d'importance.

Ces critères supposent donc une organisation et une répartition correctes de son système. GTD recommande ainsi de créer des listes par contexte, d'y avoir noté précisément la prochaine action afin d'estimer correctement sa durée, et au besoin d'indiquer un code de priorité. La condition physique, elle, est prise en compte à l'instant où l'on traite la liste.

Un agencement rigoureux des supports

GTD peut être pratiquée en s'organisant uniquement avec du papier (notes, copies, etc.), mais il est compréhensible que la mise à jour, la génération à la volée des listes, les liens aux données de références, etc., sont bien plus commodément gérés avec un support informatique[1] (par exemple un PDA qu'on a toujours avec soi).

Listes des sujets actifs

Project list

Énumère tous les sujets sur lesquels on a choisi d'avancer dans la période présente.
Fiche sujet

Project form

Spécifie l'objectif (résultat à atteindre pour être satisfait et clore le sujet) et au moins la première chose à faire. On y recueille aussi toutes les idées ou informations utiles à l'exécution : choses à ne pas oublier, actions ou tâches suivantes, liens à des documents de référence ou à des intervenants impliqués.
Dossier de référence

Reference file

Regroupe les informations auxquelles on peut avoir à un moment ou un autre besoin de se référer (s'il y a lieu, la partie "pour action" peut être positionnée dans l'échéancier). David Allen préconise le classement alphabétique. Pour éviter de laisser se créer des piles de documents à classer, il insiste sur le fait de pouvoir créer en quelques secondes un dossier pour tout nouveau sujet : cela implique d'avoir en permanence un stock de dossiers vides à portée de main, et une étiqueteuse sur le bureau.
L'agenda

Calendar

L'agenda doit être débarrassé des choses à faire et ne doit afficher que les périodes allouées à une activité définie : rendez-vous, échéances, temps bloqués (routines régulières, isolement sur une tâche).
Actions par contexte

Context lists

Les actions isolées et les premières choses à faire des sujets en instance sont ventilées sur des fiches contexte. Ainsi, dans une circonstance donnée, la fiche contexte appropriée vous présentera toutes les actions immédiatement faisables dans les conditions présentes, et entre lesquelles choisir.
L'échéancier

Tickler

Pour classer les documents, pièces, justificatifs à traiter, David Allen préconise un échéancier à 43 dossiers (43 folders). Les douze derniers dossiers correspondent aux 12 prochains mois, les 31 premiers aux 31 jours qui viennent. Ainsi, en tête, on trouvera toujours le dossier contenant les notes et documents à traiter aujourd'hui.

Exemple : des places pour un concert le 12 du mois courant sont classées dans le dossier du Jour 12. Si ces places sont pour le 12 d'un autre mois, elles sont d'abord classées dans le dossier du mois correspondant (ex. : 12 octobre, dossier Octobre). Le dossier de tête est celui de la journée en cours. En fin de journée, ce dossier est vide (les pièces ont été soit traitées, soit rééchéancées) et est déplacé derrière les dossiers Jours. De même, chaque prochain mois est en tête des dossiers mois et est progressivement ventilé dans les dossiers Jours. Quand il est vidé, il est placé derrière les autres dossiers mois.

Une discipline plus qu'une méthode

Comme toute démarche de gestion du temps, GTD a ses fanatiques et ses contempteurs. Son succès fulgurant provient de ce qu'elle est très concrète. Elle fait d'abord prendre en compte la réalité du terrain telle qu'elle est, et amène progressivement à élever le niveau de ses objectifs, à mieux s'organiser en fonction. Les méthodes classiques la plupart du temps commencent par faire définir le niveau le plus élevé, celui des objectifs de vie, des rôles, pour "descendre" de manière déductive vers l'action immédiate en ayant figé des priorités. Très séduisantes et "logiques", elles permettent de structurer des stratégies, mais peuvent se révéler décevantes lorsque la réalité n'est pas conforme à nos attentes.

À l'inverse, GTD est avant tout pragmatique. Comme sa mise en œuvre est fondée sur des techniques d'organisation, celui qui en adopte une partie aura de toutes façons un progrès immédiat. Comme elle met en valeur l'observation systématique et le fractionnement en actions immédiates, elle amène celui qui la pratique à bien mieux saisir les opportunités, et à faire avancer plus vite ses nombreux "chantiers" en cours. Elle évite de perdre du temps en planifications exagérées, en focalisant l'attention sur les actions d'enclenchement. On peut aussi estimer qu'elle met en position de mieux assumer ses responsabilités, car elle ne soumet à l'intéressé que la sélection de ses seuls possibles dans l'instant où il est : sûr de ne rien oublier, il peut se fier à son intuition en sachant ce qu'il écarte délibérément à ce moment-là : d'où en principe une disponibilité et une attention plus entière à l'action qu'il aura choisie.

Si GTD aide ceux qui sont déjà productifs à l'être mieux et plus, elle reste de peu de secours à ceux qui - même sachant ce qu'ils ont à faire et peuvent faire - ne le font pas (voir procrastination). GTD met à portée de faire plus de la même chose (et plus de choses) mais n'est pas construite pour remettre en cause la manière dont on fait les choses (les revues de la GTD ne sont pas vraiment des bilans), ni pour se choisir des buts qui donneront davantage de sens (les chapitres sur la prise de hauteur restent très généraux). GTD n'est donc pas une démarche complète de gestion du temps. C'est au moins une excellente discipline d'organisation de sa productivité personnelle.

Ce n'est pas rien, et c'est même par là qu'il est souvent le plus avantageux de commencer.

Getting Things Done en français

GTD, très populaire outre-Atlantique, rencontre un écho favorable dans les milieux francophones spécialisés. La méthode est intégrée dans certaines formations, est présentée partiellement sur quelques sites, et commence à faire parler d'elle. "Getting Things Done" est disponible en français sous le titre "S'organiser pour réussir", La méthode GTD ou l'art de l'efficacité sans le stress, préfacé par Philippe Bloch chez Leduc.s Editions. Il existe également un recueil "Ready for Anything" de 52 courts articles de David Allen d'application de sa démarche traduit en 2006 sous le titre "Prêt pour l'action (ISBN 2894723075), 52 stratégies pour être vraiment efficace au travail et dans la vie".

Pour que ceux qui promeuvent la démarche en France s'accordent sur une terminologie commune, et afin d'éviter aux nouveaux venus de se perdre, voici ci-dessous une liste des principaux termes utilisés dans le livre. En gras, la traduction française actuellement préconisée, puis d'autres traductions également proposées, et éventuellement des commentaires dans la colonne de droite.

Glossaire

Anglais Français Définition, exemples et remarques
collect collecte, recensement Première phase du processus:

Le recensement exhaustif sur un support écrit de tout ce qui peut justifier une quelconque intervention de notre part : en suspens, inachèvement, en attente, intention, projet, manque, usure, mauvais fonctionnement, problème, insatisfaction, besoin, engagements à tenir,etc.

Exemples: cette carte de visite restée dans une poche, cette facture dans la boîte à gants, cette demande reçue, ce dossier qui traîne sur le bureau, cette agrafeuse qui coince, cette course à faire, ce problème à résoudre, cette suggestion à tester, les messages de la boîte vocale, ce projet jamais réalisé, ce souci de santé, ce fauteuil qui grince, les performances de ce collaborateur, toutes ces choses en retard...

do action Ultime étape du processus :

Choix de l'action à faire maintenant.

On a avantage à avoir identifié des actions concrètes, non fractionnables, qu'il est possible d'exécuter immédiatement - sans plus se poser de questions - dès que les conditions sont réunies (unité de temps, de lieu et de moyens). Les actions isolées et les premières choses à faire sur chaque sujet figurent sur les fiches contexte appropriées. Exemples :

  • « mettre le courrier à la boîte avant 17h » figure sur la fiche « à faire à l'Extérieur »,
  • « adresser le questionnaire "Attentes" aux participants XY» , la prochaine action du sujet « Conférence XY», figure sur la fiche « Mails à envoyer »
folder dossier Conteneur matériel ou numérique des informations de référence utiles aux sujets à traiter. Il convient de s'équiper de manière à pouvoir ouvrir tout nouveau dossier en quelques secondes. Quand un dossier est au trois quarts plein, il faut envisager de le fractionner en plusieurs dossiers.
next action (NA) première chose à faire (PCAF) L'action concrète par laquelle on enclenchera le travail sur un sujet dès qu'on s'y (re)mettra : "Si je m'y mettais maintenant, qu'est-ce que je ferais tout de suite ?" (passer tel coup de téléphone, vérifier tel document, rédiger telle note ...)

Exemple : « Lister les points auxquels répondre » est la première chose à faire pour s'attaquer au sujet : « Rédiger rapport XY ». Sur la fiche contexte « A faire au bureau » on notera cette première chose à faire et non pas le sujet sur lequel travailler (« Rédiger rapport XY »).

organise organisation Troisième phase du processus :

Classement des documents et informations utiles de manière à les rendre immédiatement disponibles au moment où on en aura besoin : listes par contexte, dossiers, échéancier, agenda,...

open loop (sujet en) instance Ce qui n'est pas dans son état final, à sa place définitive. Les instances doivent toutes être collectées (première phase).
process traitement Deuxième phase du processus :

Spécification de ce qu'il y aura lieu de faire de l'entrée considérée : Information à conserver ? Action nécessaire ? Résultat à produire ? Première chose à faire ?

project sujet (à traiter, en instance), objectif, travail à préparer Intitulé courant utilisé pour désigner le travail à produire, chaque fois que le résultat ne peut être atteint en une seule fois par une action unique.

Exemples : « Rédiger rapport XY », « Remplacer la tondeuse », « Préparer vacances d'été »...

La traduction par "projet" de ce qui désigne toute tâche nécessitant plus d'une action pour être accomplie est à éviter : génératrice de trop de confusions avec le sens classique du mot projet (coordination de tâches assignées à des intervenants).

review revue, examen, point Quatrième phase du processus :

Réactualisation régulière et systématique du système :

  • mise à jour des fiches contexte, et ajout des nouveaux éléments au fur et à mesure (au moins une fois par jour),
  • examen du calendrier à venir, des sujets en cours et en réserve, de l'échéancier, mise à jour des listes et dossiers, prospective, nettoyage de l'inutile(au minimum hebdomadaire)
someday/maybe un jour/peut-être, (sujet) en réserve, sujet potentiel Sujets pour lesquels aucune décision n'est prise et dont le traitement éventuel est repoussé à plus tard.
tickler échéancier Classement par échéance des prochains documents à traiter.
todo chose à faire Se réfère aux listes de choses à faire qui étaient préconisées dans les systèmes traditionnels, mais que GTD évite au profit de listes spécialisées.

Notes et références

Bibliographie

  • Allen, David (2003). Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity, Penguin Books. ISBN 0142000280.
  • Allen, David (2008). S'organiser pour réussir, Leduc.s Editions. ISBN 9782848992099.
  • Allen, David (2009). Prêt pour l'action, Leduc.s Editions. ISBN 9782848993126.

Liens externes

  • (en) What is GTD ? Définition officielle de GTD par la société de David Allen
  • (en) ExcelGTD A free Excel sheet based on GTD Precepts
Ce document provient de « Getting Things Done ».

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Contenu soumis à la licence CC-BY-SA. Source : Article GTD de Wikipédia en français (auteurs)

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