Getting Things Done

Getting Things Done, the art of stress-free productivity ("Faire avancer les Choses, l'art de la productivité sans stress"), le plus souvent désigné par son abrégé GTD, est le titre d'un livre de David Allen publié en 2001, décrivant une méthode de gestion des priorités quotidiennes, et est depuis 2005 une marque déposée.

La productivité sans stress

David Allen prend soin d'emblée de préciser que la méthode GTD n'est pas du « managing time » (« gestion du temps »), mais « managing action for results » (« s'organiser pour réussir »). GTD est une démarche d'organisation personnelle applicable par chacun à l'ensemble de ses activités, tant professionnelles que privées. Pratiquer la méthode amène à identifier avec sûreté ses priorités à tout moment, et à mieux se mettre en position d'agir immédiatement sur la priorité choisie.

L'auteur montre que pour bien choisir sa priorité et s'y consacrer pleinement, il faut pouvoir s'appuyer en permanence sur un système que l'on sait fiable. Au moment de choisir ce à quoi se consacrer maintenant, ce système doit présenter toutes les actions immédiatement exécutables là où l'on se trouve, qui feront progresser vers un des objectifs attendus, ou réaliser un des engagements établis. Ainsi :

• on choisit à chaque fois en pleine connaissance de cause ce que l'on fait,
• on ne porte son attention que sur ce qui est actionnable maintenant,
• on est tranquille sur ce que l'on ne fait pas : soit que l'on ait délibérément choisi de ne pas y donner la priorité, soit ce n'était tout simplement pas faisable maintenant.

Toute l'attention, la créativité et l'énergie étant mobilisées sur la seule action qu'on a délibérément choisi de faire, on s'approche mieux que jamais de l'état de productivité sans stress annoncé.

Une conception renouvelée de la gestion des priorités

Se distinguant de ses prédécesseurs en gestion du temps, Allen montre qu'il est illusoire de fixer des priorités préétablies pour chaque tâche. Il fait remarquer que la priorité d'une tâche n'est pas liée à la tâche, mais déterminée par des facteurs immédiats :

• la relation que nous établissons entre cette tâche et celles qui se trouvent en concurrence au moment de choisir quoi faire ;
• les possibilités d'exécution accessibles à ce moment-là (le "contexte") ;
• et même l'état d'énergie et de disponibilité au moment d'agir.

Autrement dit, la priorité est sans cesse changeante : elle n'est pas un attribut de la tâche, mais de notre jugement instantané (on the fly): notre décision de nous mettre maintenant à cette tâche-ci. Le but de GTD est de nous mettre en position de toujours bien exercer ce jugement : permettre une décision immédiate, claire (première chose à faire), sûre (toutes les instances à considérer, mais seulement elles, ont été prises en compte), et sans regret (on est pleinement conscient de ce qu'on a choisi de ne pas faire maintenant).

David Allen montre le processus à suivre pour préparer au mieux le choix de la prochaine priorité : collecte permanente de tout projet en instance, traitement et organisation en vue de l'action, réactualisation systématique et fréquente. Seules les tâches très brèves (David Allen préconise : "moins de deux minutes"), sont à sortir du système et de son esprit : mieux vaut s'en libérer immédiatement en les exécutant tout de suite, plutôt que de les noter comme choses à faire et de devoir les gérer.

Grâce à ce travail de préparation, l'esprit est débarrassé des listes de choses à faire (Todo list), anxiogènes et inopérantes par leur longueur, comme du stress de l'oubli possible. Le système présente clairement le champ complet de ce qu'il reste à accomplir, et les décisions s'appuient sur des listes courtes, spécialisées et à jour : liste des projets jugés activables dans la période présente, listes des actions immédiatement exécutables pour chaque contexte opératoire rencontré, etc.

Par exemple, il peut exister une liste de tous les mails qui peuvent être envoyés maintenant d'une part, et la liste des choses à faire cette semaine dans le jardin d'autre part. Il est clair que, dans le jardin, on n'a pas besoin de sa liste de rappels sur les mails en instance : une liste pour le contexte Jardin, et une autre pour le contexte Mails seront bien plus pratiques et efficaces.

Un processus structuré

David Allen reprend dans GTD un certain nombre d'idées connues en matière de gestion du temps, mais il les systématise dans un processus structuré, discipline nécessaire selon lui, et gage d'efficacité :

• Recensement : noter immédiatement tout projet qui retient l'attention - événement, objet, document, idée - et qui pourrait potentiellement requérir une action ultérieure.
• Traitement : formuler pour tout projet envisagé le résultat concret à produire. Dès qu'il y a plusieurs choses à faire pour parvenir à ce résultat concret, formuler la première action concrète par laquelle l'enclencher (notée sur la liste du contexte opératoire correspondant), les actions suivantes s'inscrivant dans un projet.
• Organisation : mise en place sans attendre des rappels pour les actions qui ne peuvent être exécutées immédiatement : soit dans un agenda (temps bloqué), soit dans une liste au contexte approprié ("À la maison", "Téléphone", "Achats"...), soit dans une liste "en attente" si une action est confiée à un tiers, soit placés dans un échéancier (notamment quand il y a des documents ou justificatifs), classement des données de référence.
• Revue : réexaminer très fréquemment - et passer au peigne fin au moins une fois par semaine dans la « revue hebdomadaire » - toutes les tâches et les projets en cours et nouveaux.
• Action : ... de telle sorte que l'on puisse toujours se fier à ses listes d'actions dans le choix de ce à quoi il faut donner la priorité à un moment donné.

Quatre critères décisionnels

La méthode GTD part du principe qu'une action ne peut se lancer n'importe où, ni n'importe quand. La plupart du temps, la priorité d'une action ne peut être le seul facteur à prendre en compte à un instant T pour en faire la prochaine action à réaliser. GTD précise donc quatre critères pour décider quoi faire à un instant donné.

1. Contexte : l'endroit où l'on se trouve, les outils disponibles, les limites et possibilités de l'environnement.
2. Temps disponible : le temps libre avant la prochaine obligation, le temps estimé de la réalisation de chaque prochaine action listée.
3. Énergie physique et mentale : l'énergie dont on dispose, et les actions qui s'accordent à cette vigueur.
4. Priorité : pour les différentes actions réalisables au vu des trois critères précédents, laquelle a le plus d'importance.

Ces critères supposent donc une organisation et une répartition correctes de son système. GTD recommande ainsi de créer des listes par contexte, d'y avoir noté précisément la prochaine action afin d'estimer correctement sa durée, et au besoin d'indiquer un code de priorité. La condition physique, elle, est prise en compte à l'instant où l'on traite la liste.

Un agencement rigoureux des supports

GTD peut être pratiquée en s'organisant uniquement avec du papier (notes, copies, etc.), mais il est compréhensible que la mise à jour, la génération à la volée des listes, les liens aux données de références, etc., sont bien plus commodément gérés avec un support informatique^[1] (par exemple un PDA qu'on a toujours avec soi).

Une discipline plus qu'une méthode

Comme toute démarche de gestion du temps, GTD a ses fanatiques et ses détracteurs. Son succès fulgurant provient du fait qu'elle est très pragmatique. Elle fait d'abord prendre en compte la réalité du terrain telle quelle, et amène progressivement à élever le niveau de ses objectifs, à mieux s'organiser en fonction.

Les méthodes classiques commencent par définir le niveau le plus élevé, celui des objectifs de vie, des rôles, pour "descendre" de manière déductive vers l'action immédiate en ayant figé des priorités. Très séduisantes et "logiques", elles permettent de structurer des stratégies, mais peuvent se révéler décevantes lorsque la réalité n'est pas conforme à nos attentes.

À l'inverse, GTD est avant tout pragmatique. Comme sa mise en œuvre est fondée sur des techniques d'organisation, celui qui en adopte une partie aura de toutes façons un progrès immédiat. En mettant en valeur l'observation systématique et le fractionnement en actions immédiates, elle amène le pratiquant à bien mieux saisir les opportunités, et à faire avancer plus vite ses nombreux "chantiers". Elle évite de perdre du temps en planifications exagérées, en focalisant l'attention sur les actions d'enclenchement. Elle permet aussi de mieux assumer ses responsabilités car elle favorise la sélection des seules actions possibles à l'instant de la décision: sûr de ne rien oublier, il peut se fier à son intuition en sachant ce qu'il écarte délibérément à ce moment-là : d'où en principe une disponibilité et une attention plus entière à l'action qu'il aura choisie.

Si GTD aide ceux qui sont déjà productifs à l'être davantage et plus, elle reste de peu de secours à ceux qui - même sachant ce qu'ils ont à faire et peuvent faire - ne le font pas (voir procrastination). GTD met à portée de faire plus de la même chose (et plus de choses) mais n'est pas construite pour remettre en cause la manière dont on fait les choses (les revues de la GTD ne sont pas vraiment des bilans), ni pour se choisir des buts qui donneront davantage de sens (les chapitres sur la prise de hauteur restent très généraux). GTD n'est donc pas une démarche complète de gestion du temps. C'est au moins une excellente discipline d'organisation de sa productivité personnelle.

Getting Things Done en français

GTD, très populaire outre-Atlantique, rencontre un écho favorable dans les milieux francophones spécialisés. La méthode est intégrée dans certaines formations, est présentée partiellement sur quelques sites, et commence à faire parler d'elle. "Getting Things Done" est disponible en français sous le titre "S'organiser pour réussir", La méthode GTD ou l'art de l'efficacité sans le stress, préfacé par Philippe Bloch chez Leduc.s Editions. Il existe également un recueil "Ready for Anything" de 52 courts articles de David Allen d'application de sa démarche traduit en 2006 sous le titre "Prêt pour l'action (ISBN 2894723075), 52 stratégies pour être vraiment efficace au travail et dans la vie".

Pour que ceux qui promeuvent la démarche en France s'accordent sur une terminologie commune, et afin d'éviter aux nouveaux venus de se perdre, voici ci-dessous une liste des principaux termes utilisés dans le livre. En gras, la traduction française actuellement préconisée, puis d'autres traductions également proposées, et éventuellement des commentaires dans la colonne de droite.

Glossaire

Notes et références

Bibliographie

• Allen, David (2003). Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity, Penguin Books. ISBN 0142000280.
• Allen, David (2008). S'organiser pour réussir, Leduc.s Editions. ISBN 978-2-84899-209-9.
• Allen, David (2009). Prêt pour l'action, Leduc.s Editions. ISBN 978-2848993126.
• Allen, David (2010). Tout accomplir sans effort, Leduc.s Editions. ISBN 978-2848993799.

Liens externes

• (en) What is GTD ? Définition officielle de GTD par la société de David Allen
• (fr) Traduction de la définition officielle de GTD® (Getting Things Done) par David Allen Proposition de traduction de la définition officielle de GTD ci-dessus
• (fr) Diagramme d'activités GTD Le diagramme classique de GTD, en français sur le site officiel

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