Entretien Professionnel

Entretien Professionnel

Entretien professionnel

Un entretien professionnel vise à recenser les besoins de formation d'un salarié, rendre le salarié acteur de son évolution professionnelle. Il fut instauré par l'Accord National Interprofessionnel du 5 décembre 2003 en amont de la formation par de nouveaux outils de gestion des compétences.

Les propositions en matière dactions de formation professionnelle qui seraient faites lors de ces entretiens peuvent être, avec l'accord du salarié, portées dans une annexe à son passeport formation.

L'entretien professionnel doit se différencier de lEntretien annuel ou l'Entretien d'évaluation qui vise, notamment à :

  • Apprécier le travail fourni en fonction dobjectifs fixés qui pourra avoir un impact sur le salaire, les primes et les possibilités de promotion
  • Echanger sur les objectifs à atteindre
  • Donner un retour dinformations relatif à la performance du salarié

Sommaire

Régime de lentretien professionnel

Comme le prévoit lArticle 1-1-1 de lavenant du 8 juillet 2004 : « Pour lui permettre dêtre acteur dans son évolution professionnelle, tout salarié ayant au moins deux années dactivité dans une même entreprise bénéficie, au minimum tous les deux ans, dun entretien professionnel réalisé par lentreprise, conformément aux dispositions dun accord de branche ou dentreprise conclu en la matière ou, à défaut, dans les conditions définies par le chef dentreprise. »

L'entretien professionnel a lieu à linitiative du salarié, celle de l'employeur ou de son représentant et, si l'employeur le souhaite, avec un concours technique extérieur.

L'entretien professionnel, sauf disposition conventionnelle contraire, doit avoir lieu sur le temps de travail.

L'EP doit permettre à chaque salarié d'élaborer son projet professionnel à partir de ses souhaits d'évolution dans l'entreprise, de ses aptitudes et en fonction de la situation de l'entreprise.

Cet avenant permet de distinguer des objectifs différents selon que l'on se place du côté de l'employeur ou du salarié.

Pour lentreprise

  • Recenser les besoins individuels de formation
  • Faire un bilan du fonctionnement du service et de léquipe
  • Faire progresser ses collaborateurs au niveau individuel et collectif
  • Favoriser la motivation, l'implication et la responsabilisation des salariés

Pour le salarié

  • Le rendre acteur de son évolution professionnelle
  • Exprimer ses souhaits dévolution et établir un plan daction
  • Permettre au salarié de recenser toutes les actions de formation qui lui ont permis dacquérir des compétences ou de les améliorer : ces informations peuvent être retranscrites dans son passeport formation
  • Permettre au salarié de se positionner par rapport aux compétences nécessaires à son poste de travail
  • Pour le salarié, c'est le moment privilégié dans sa relation avec son responsable hiérarchique au cours duquel il va parler de lui, de la façon dont son travail se passe et d'une façon générale de la façon dont son activité professionnelle se déroule et peut évoluer

Dès lors, il apparaît clairement que lentretien professionnel ainsi que le Passeport formation participeront à terme à la gestion des compétences (GPEC).

En effet, de multiples intérêts peuvent être mis en avant :

  • Doter les responsables hiérarchiques dun outil essentiel de management et de pilotage
  • Instaurer un dialogue social
  • Permettre au salarié de bâtir un plan daction
  • Optimiser les financements de la formation (Plan, DIF, Périodes et contrats de professionnalisation)
  • Identifier les besoins en formation en lassociant à la GPEC

Selon lavenant du 8 juillet 2004, un accord de branche devra définir les modalités de préparation et de mise en œuvre de lentretien professionnel.

Proposition de mise en œuvre de lentretien professionnel

Cadre de lentretien professionnel

Afin de pérenniser la mise en place de lentretien professionnel, il serait intéressant que l'entreprise se dote :

  • d'une véritable volonté politique
  • d'une implication de l'encadrement
  • d'une communication interne autour de la démarche
  • d'une formation des managers et des salariés

A cet effet, l'entreprise pourrait délimiter les règles de structuration de cet entretien professionnel : voici une liste non exhaustive de questions que lentreprise pourrait se poser.

  • Qui sera responsable de l'organisation, de la synthèse et du suivi de l'EP ?
  • Comment faire adhérer et impliquer la direction ainsi que les collaborateurs ?
  • Comment organiser la formation de l'encadrement ?
  • Qui mènera lentretien ?
  • Quelle périodicité envisagée ? A quel moment de l'année ?
  • Quelle sera la forme et le contenu du document support ?
  • Quelle utilisation sera faite du compte rendu et à qui sera-t-il diffusé ?
  • Quel retour fera-t-on aux demandes formulées par le collaborateur ? Quand ? Comment ?

Voici quelques propositions de réponse :

  • la responsabilité de lentretien incomberait en priorité à lencadrant. En effet, il devrait piloter, conduire l'entretien et devrait également en assurer son organisation (prise de rendez-vous, lieu neutre, conditions extérieures...)
  • la DRH garantirait la réalisation, le suivi et la bonne utilisation des entretiens. Elle assurerait en outre l'exploitation des informations en corrélation avec le service formation. Elle pourrait également intervenir dans lentretien afin d'apporter son expertise sur la formation et les nouveaux dispositifs. Le cas échéant, elle pourrait assurer un relais a posteriori pour le salarié.

Préparation de lentretien professionnel

L'entretien se doit d'être soigneusement préparé, tant par celui qui conduit lentretien que par le collaborateur. Il devrait être précédé dune communication efficace, afin dêtre compris et accepté par tous.

Ainsi, lencadrant se devra d'être vigilant et de respecter un certain nombre de points :

  • Etre parfaitement renseigné sur le profil professionnel de son interlocuteur
  • Remettre au salarié le questionnaire support à lentretien une dizaine de jours avant
  • Préparer matériellement l'entretien (respect de la date, des horaires, ...)
  • Prévoir de 30 min à 1h selon la catégorie de salarié, les difficultés identifiées, les besoins exprimés
  • Préparer le contenu de lentretien (lister l'ensemble des formations suivies qui serviront de repère et de base à la discussion ; ces éléments pourront être relevés dans le passeport formation)

La conduite de l'EP

L'entretien doit être fondé sur des décisions concertées ou négociées afin déviter tout conflit potentiel et faciliter la mise en place de plans dactions.

Pour cela, il peut être important de :

  • Créer un climat de confiance dès les premières minutes (remercier le collaborateur de sa présence, créer le contact)
  • Développer une écoute active, une écoute de qualité
  • Détecter les besoins et les motivations du salarié
  • Concilier divergence didées et respect mutuel
  • Proposer les outils tels que le bilan de compétences, le passeport formation, la VAE afin danticiper les besoins
  • Remplir une grille dentretien qui servira de support aussi bien à la rédaction dun compte-rendu qu'à la préparation du prochain entretien professionnel

Lentretien professionnel pourrait être structuré en différents temps :

  • Il sera important de dresser un bilan des actions que le salarié aurait pu suivre au cours des années antérieures, de leurs apports et de leur impact sur lefficacité du salarié à moyen et long terme.

NB : Ce bilan pourrait servir à compléter le passeport formation du salarié.

  • Une fois le bilan réalisé, le salarié pourrait exprimer ses souhaits d'évolution ou de développement de compétences. L'encadrant se devra d'avoir la capacité détablir une corrélation entre les compétences détenues par le salarié et la stratégie de l'entreprise ou du service
  • Dès lors, un dialogue pourrait être engagé afin de dégager des solutions formatives qui permettraient de répondre aux vœux du salarié en tenant compte des impératifs de l'entreprise
  • A ce stade avancé de l'entretien, l'encadrant et le salarié pourraient négocier des engagements réciproques en réponse au projet professionnel de ce dernier

NB : A ce jour, l'entretien professionnel n'a pas de valeur contractuelle.

Conclusion de lentretien professionnel

Il conviendra de sassurer de la bonne compréhension des échanges et des négociations opérés avec le salarié (reformuler les points clés).

Avant de mettre fin à l'entretien, il conviendrait de faire le point sur ce qui a été constructif lors de la réunion et sur ce qui l'était moins : il faudra valider la participation du salarié par une signature sur le document support.

Suivi de lentretien professionnel

Un entretien non suivi d'effet ne peut que ternir l'image du dispositif auprès des salariés. Quelques mesures permettraient d'éviter cela :

  • la possibilité de remettre le compte-rendu au salarié pour relecture et signature, et lui transmettre la copie ou l'original
  • essayer de mettre en place le plan d'actions négocié en entretien : formation, mobilité, ...
  • effectuer un traitement des résultats : rôle de la DRH (bien identifier la nature de la demande du salarié, quelle réponse lui apporter en fonction des dispositifs existants, sous quelle forme et sous quel délai lui apporter une réponse, faire une synthèse de tous les entretiens menés)

Liens externes

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