- Protocole épistolaire
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Un protocole épistolaire est un élément formel de la correspondance professionnelle qui répond à des normes de présentation et de rédaction pour lettres et courriels. Lors de la rédaction d’un courriel, le rédacteur doit veiller à respecter le protocole épistolaire et les règles de la nétiquette.
Sommaire
Fonction dans la correspondance officielle ou diplomatique
Dans la correspondance officielle ou diplomatique, un protocole épistolaire répond à un certain nombre de règles générales dictées notamment par la coutume internationale; l'objectif recherché étant celui de donner aux destinataires d'une correspondance les marques de distinction auxquelles ils ont droit.
Il est entendu que dans chaque pays le style et la forme varieront en fonction des usages locaux et de la langue. Ces règles "locales" déterminent en premier lieu la forme des messages échangés entre une représentation diplomatique ou consulaire et les autorités nationales ou locales ainsi qu'entre autorités et personnes privées ou encore entre personnes privées. Dans chaque représentation on fera le nécessaire afin que tous les membres concernés par la matière puissent rédiger leur correspondance dans le respect des usages en vigueur dans le pays hôte.
L'importance du respect du protocole épistolaire est soulignée, sans exception, par tous les experts du protocole. A titre d'exemple l'on peut se souvenir de ce qu'écrivait Jean Serres dans son "Manuel Pratique de Protocole" ("Practical Handbook of Protocol" dans sa version anglaise) : "Il est du devoir des agents d'apporter la plus grande attention à l'observation de ces règles qui donnent à ces rapports la dignité et la correction indispensables. C'est une des matières dans lesquelles on peut dire que la forme a souvent autant d'importance que le fond".
Il existe des points auxquels l'expéditeur d'une correspondance - qu'elle soit officielle ou non (lettre, note, etc.) - doit accorder toute sa vigilance: l'exactitude de l'orthographe du nom du destinataire; l'exactitude du titre et de la fonction du destinataire; les formules de courtoisie auxquelles le destinataire a droit. (En général, on s'efforcera de répondre à une correspondance dans la même forme utilisée par le correspondant.)
En règle générale, les lettres officielles et les notes sont rédigées dans la langue de l'expéditeur. Dans les cas où il est notoire que la langue de l'expéditeur n'est pas comprise par le destinataire, l'expéditeur aura l'obligeance d'y joindre une traduction non officielle. Dans certains pays, on recourt à l'usage d'une 3e langue (par exemple l'anglais) pour les communications entre les missions diplomatiques et le Ministère des affaires étrangères.
Selon Jacques Gandouin, l'orthographe "est la marque première et indispensable de la courtoisie". Même une petite imperfection dans le nom, le titre ou l'adresse pourra être interprétée par certains destinataires comme une marque de nonchalance et de légèreté de l'expéditeur.
Forme
On distingue les éléments constitutifs d'un protocole épistolaire:
L’en-tête/réclame
Un en-tête est composé des éléments suivants : le logo, la raison sociale, l'adresse postale (c'est-à-dire le numéro, la rue, la ville, la province et le code postal), les numéros de téléphone et de télécopieur, et finalement l'adresse électronique. L'indication en tête d'une lettre du nom et du titre du destinataire peut également être placée en bas à gauche.
La date
- La date est en général placée sur la troisième ou quatrième ligne sous l'en-tête.
- Elle peut être précédée du lieu de départ, si celui-ci n'est pas indiqué dans l'en-tête; il est alors suivi d'une virgule et de l'article «le».
- Les abréviations ne sont pas admises.
- La date s'écrit sans ponctuation finale.
La vedette
- La vedette est en général placée sur la cinquième ligne sous la date.
- Il faut respecter le nom du destinataire, son titre, le service auquel il appartient, le nom de l'entreprise et l'adresse postale. Il est recommandé de ne pas abréger Québec et de le mettre entre parenthèses.
- Les points cardinaux s'écrivent après le nom de la rue et ne s'abrègent pas.
- Les noms de villes ne s'abrègent pas.
- On ne met aucune ponctuation en fin de ligne, sauf le point abréviatif (inc.).
L’appel
L'appel est titre officiel du destinataire, utilisé au début de la phrase pour "interpeller" la personne à qui l'on s'adresse. L'appel figure généralement "en vedette" (c'est-à-dire au-dessus du corps d'une lettre); il n'est "en ligne" que dans certaines communications de chef d'État à chef d'État. L'appel est la formule qui, en règle générale, est utilisée pour s'adresser de vive voix à son correspondant.
- L'appel se place à gauche, deux ou trois lignes sous la vedette. Comme en France, le nom propre ne figure pas dans l'appel. Le titre professionnel du destinataire peut remplacer le titre de civilité ou s'y joindre (Madame la Directrice,).
- L'adjectif cher/chère est à éviter, à moins que le destinataire de la lettre soit un ami.
- La formule Mesdames, Messieurs, est utilisée lorsqu'on écrit à une entreprise ou une organisation et non à une personne en particulier.
Le traitement
Le traitement est la manière dont on "traite", dans le corps d'une lettre, la personne à qui l'on s'adresse (deuxième ou troisième personne).
La formule de salutation/courtoisie
La courtoisie est une formule de politesse qui conclut une lettre.
- Comme en France, la formule de salutation doit former un paragraphe séparé.
- La salutation peut être impérative (Recevez, Agréez, etc.) ou personnelle (Je vous prie de...).
- Quand la formule est précédée d'une proposition circonstancielle (Dans l'attente de..., En espérant que..., etc.), seule la formule personnelle peut être utilisée.
- La formule de politesse reprend toujours, entre virgules, l'appel.
- Le choix parmi les formules de politesse dépend des rapports personnels et hiérarchiques entre les correspondants.
- Voir aussi Politesse#Formules de politesse épistolaires
La signature/souscription
La souscription est l'indication du nom et du titre du signataire.
- Le nom est tapé au-dessous de la signature manuscrite;
- Si le signataire occupe un poste de direction ou une fonction unique, son titre s'écrit au-dessus de la signature; il est précédé de l'article défini (le, la, l') et suivi d'une virgule. Dans les autres cas, la fonction du signataire est inscrite à la suite du nom dactylographié.
- Lorsqu'une personne signe au nom de son supérieur, elle doit commencer le bloc signature par la préposition «Pour». S'il y a véritable délégation de pouvoir, on fait précéder le nom dactylographié de l'indication «p.p.» (par procuration).
Les mentions
- Les initiales d'identification sont placées contre la marge de gauche, à quelques interlignes sous la signature.
- La mention pièce jointe (p.j.) est placée à gauche, sous les initiales d'identification. On y ajoute le détail des documents que l'on annexe, ou leur nombre.
- La mention copie conforme (c.c.) se place à gauche, sous la mention des pièces jointes, et est suivie du nom de la personne ou des personnes en question.
- La mention post-scriptum (P.-S) permet d'attirer l'attention du lecteur sur une information importante. La note doit être brève et ne doit pas servir à corriger un oubli.
La suscription
La suscription est le texte qui reproduit celui de la réclame sur l'enveloppe.
Voir aussi
Bibliographie
- Jean Serres, Manuel Pratique de Protocole, XIe édition, Editions de la Bièvre, Courbevoie, 2010, 478 p.
- Jean Serres, Practical Handbook of Protocol, Edition 2010 en anglais, Editions de la Bièvre, Courbevoie, 2010, 474 p.
- Michele Curcio, Manuel de savoir-vivre aujourd'hui S.E. Tchou Ed.,1981
- Jacques Gandouin, Guide du Protocole et des usages, Paris, Editions Stock, 1993, 641 p.
- Jacques Gandouin, Guide des bonnes manières et du protocole en Europe Pergamon Books Ltd/Fixot 1989,
- Farag Moussa, Manuel de pratique diplomatique Bruylant, Bruxelles, 1972, 411 p.
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