Magasin (archives et bibliotheques)

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Magasins de la Sterling Memorial Library (université Yale)

Le magasin d'un service d'archives ou d'une bibliothèque (on parle de réserve dans les bibliothèques et dans les musées seulement) est un espace de conservation, fermé au public, où sont stockés les documents qui ne sont pas destinés à être consultés en libre service, soit parce qu'ils sont anciens et/ou fragiles, soit parce qu'ils sont peu utilisés et occuperaient de la place inutilement dans les rayons directement accessibles au public. Différents modes de classement existent en magasin, mais, dans les bibliothèques, c'est souvent celle du Numerus Currens qui est appliquée, les ouvrages étant rangés par format et par ordre d'entrée.

La consultation des documents gardés en magasins nécessite alors de formuler une demande auprès d'un archiviste ou d'un bibliothécaire, au point d'accueil d'une salle de lecture. Cette demande se fait au moyen d'un bulletin papier ou d'une application informatique, qui peut être gérée par le système intégré de gestion documentaire de l'établissement.

Les bibliothèques ne disposent pas nécessairement d'un magasin. C'est ainsi le cas de la Bibliothèque publique d'information à Paris. Un tel choix nécessite de pratiquer le désherbage, c'est-à-dire d'éliminer les documents anciens afin de laisser la place pour les nouvelles acquisitions.

Dans les services d'archives, en revanche, il y a toujours des magasins : tous les documents d'archives sont conservés dans ces locaux inaccessibles aux tiers extérieurs au service et caractérisés par des normes de conservation strictes. Seuls quelques usuels aisément remplaçables séjournent de façon permanente en salle de lecture. Il s'agit d'un principe général de stockage et de conservation des archives, anciennes ou non, en accès différé, pratiqué pour plusieurs raisons :

• nature unique et aspect physique des archives (liasses, documents de toute taille et format, non reliés puisqu'il ne s'agit pas de livres) qui interdisent les manipulations diverses auxquelles sont soumis les ouvrages en libre accès ;
• maintien du mode de rangement et de gestion des magasins sur une grande échelle (aspect massif de la gestion des archives) ;
• sécurité des documents et stockage en atmosphère de conservation surveillée (température et humidité relative artificielle contrôlées, différentes de celles d'une salle de lecture).

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