- Xerox DocuShare
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DocuShare 
Développeur Xerox DSBU Dernière version 6.5.3 [+/−] Type Solution de gestion de contenu d'entreprise Site web DocuShare modifier 
Xerox DocuShare est une plateforme logicielle Web de gestion de contenu d’entreprise (Enterprise Content Management - ECM GED GEIDE DMS CMS Groupware) qui regroupe des outils de gestion électronique des documents (GED), de travail collaboratif, de dématérialisation, d'archivage, d'OCR (reconnaissance optique de caractères) et de circuits de validation élaborés (Workflow). Les différentes versions basées sur une même architecture sécurisée permettent de couvrir la chaine documentaire dans son ensemble.
DocuShare permet de capturer des documents de tous types (courrier entrant, factures, dossiers clients, numérisation haut volume...) au format papier ou numérique, d'en gérer le cycle de vie, de favoriser le travail collaboratif en offrant des fonctionnalités de partage et diffusion de l'information et dispose de fonctionnalités d'archivage légal.
La conformité est assurée grâce aux fonctionnalités de traçabilité et aux rapports d'audits disponibles en standard dans les différentes versions de DocuShare.
La base installée compte plus de 5,500 clients et plus de 1 million d'utilisateurs dans 80 pays.
Sommaire
Historique
DocuShare est développé par la DSBU (DocuShare Business Unit), basée à Palo Alto (Californie) aux États-Unis, entité de Xerox Global Services. A l’origine, en 1997, la solution devait répondre à des besoins de gestion des documents internes au Groupe. Prenant conscience de son potentiel, la première version de DocuShare a été traduite en français pour le marché Canadien avant d’être introduite en France en 1999. Elle est depuis commercialisée à travers le monde en six langues (Anglais, Français, Espagnol, Allemand, Italien et Japonais) et au travers de partenaires intégrateurs dans les différents pays.
Versions
Conçu pour s'adapter aussi bien aux très petites structures qu'aux entreprises internationales, DocuShare est disponible en 3 versions:
- DocuShare Express
- Version adaptée aux petites et moyennes entreprises
- DocuShare
- Version disposant de la totalité des fonctionnalités de gestion de contenu d'entreprise.
- DocuShare CPX
- Dispose de fonctionnalités avancées de Workflow, de règles de contenu en plus des fonctionnalités de la version DocuShare. Cette version est disponible en version d'essai libre pendant 30 jours sur le site de l'éditeur
Fonctionnalités
Construit autour d’une architecture trois tiers en utilisant les technologies Java J2EE, WebDAV, SSL, LDAP, DocuShare intègre un moteur de d'indexation et de recherche plein texte (Autonomy IDOL) et un moteur de Workflow (Autonomy® Cardiff™ LiquidBPM ).
Le concept « DocuShare », orienté objet, permet de répondre aux problématiques liées à l’ECM en offrant diverses fonctionnalités parmi lesquelles :
- Gestion des permissions sur 7 niveaux (lecture, écriture, gestion) sur tous les objets DocuShare (documents, collections, recherches enregistrées, abonnements, workflows...) et les propriétés (métadonnées)
- Moteur de recherches avancées multicritères (choix des champs, type d'objets, types de documents, plages numériques, métadonnées, combinaison de critères, indexation/recherche par racines…)
- Support des annuaires LDAP/Active Directory/OpenLDAP, gestion de groupes d'utilisateurs et groupes de groupes d'utilisateurs
- Accès via navigateur internet
- Accès via un client pour MS Windows (interface avec la suite MS Office, Internet Explorer mais aussi explorateur de fichier Windows)
- Gestion des versions
- Souscriptions/alertes automatiques par courriel en fonction d'événements sur le contenu (nouveau document, nouvelle version, modification...)
- Verrouillage/déverrouillage du contenu lors de son édition (Check-in /out), lecture possible d'un document en cours de modification par un tiers
- Workflow (circulation) de validation et d'approbation des documents et module de pilotage des processus métier ou Business Process Management (workflow designer / workflow avancé). Les tâches de workflow peuvent être assignées entre les différentes personnes concernées selon des routes complexes, dynamiques et conditionnelles
- Gestion des courriels via agent email (tout type de messagerie SMTP/POP3) et via client Outlook pour glisser/déposer les courriels dans DocuShare avec pièces jointes avec indexation plein texte de tous les champs et de toutes les pièces jointes
- Indexation plein texte automatique des documents et des métadonnées associées et module OCR (reconnaissance optique des caractères)
- Travail collaboratif et publication de contenu sur le web au travers d'outils tels que : Wikis, blogs, forums, calendrier personnel et de groupes, et flux RSS
- Audit de tous les objets, tous les accès et toutes les modifications (possibilité de définir quels critères doivent être enregistrés/surveillés)
- Plateforme haute performance: forte volumétrie de documents (plusieurs millions) et d'accès simultanés (plusieurs milliers d'utilisateurs simultanés)
- Outils de développements: API Java, SDK Client, Interfaces HTTP/XML...
- Modules d'import de contenu haut volumes (import depuis des applications métiers tierces, numérisation haut volume...)
- Facilité de numérisation de documents via page intercalaire (ajout de nouveaux documents papiers ou de nouvelles versions de documents)
- Conversion automatique des documents dans différents formats (PDF, HTML, …)
- EIP permet d'accéder directement à DocuShare depuis les 'multifonctions' compatibles
- Requêtes enregistrées : lancement d’une recherche déjà effectuée
- Portail « Mon DocuShare » : l’utilisateur accède à un environnement personnalisé avec ses favoris, ses collections, ses documents, ses tâches de Workflow, etc.
- Gestion des plans de classement
- Gestion des formulaires électroniques (eForms)
Environnements serveurs supportés
- Windows 2003 Serveur R2 ou SP2 Standard et Enterprise (32 et 64 bit)
- Windows 2008 Serveur Standard et Enterprise (32 et 64 bit)
- Red Hat Enterprise Linux ES 5 (32 et 64 bit)
- Solaris 10
Serveurs web supportés
- IIS 6 sur Windows 2003 Serveur
- IIS 7 sur Windows 2008 Serveur
- SunONE/Sun Java System Web Serveur 6.1 sur Solaris 10
- Apache Web Server 2.2.9
Bases de données supportées
- IBM DB2 9.5
- Microsoft SQL Serveur 2005 SP3, 2008
- Microsoft SQL Server 2005/2008 Express Edition
- Oracle 10.2.0.x ou 11
- PostgreSQL 8.3.5
Annuaires d'entreprises supportés
- SunONE/Sun Java Directory Serveur 5.2 ou 5.1 avec SP 1
- Novell eDirectory version 8.7.3.7 ou 8.8
- Microsoft Active Directory sur Windows 2003 Serveur ou Windows 2008 Serveur
Environnements virtualisés supportés
- VMware ESX Serveur V3.5
Récompenses récentes
- KMWorld Trend Setting Product of 2008
- Buyers Lab 2008 Pick for Document Management Solutions
- Xerox a remporté le BERTL’s Best 2008 award de la meilleure solution d'ECM pour les PME
- DM AWARDS 2009 : Content Management Product of the Year - SME (Solution de gestion de contenu de l'année petites et moyennes entreprises)
- DM AWARDS 2009 : Content Management Product of the Year - ENTERPRISE 2nd place (Solution de gestion de contenu de l'année Entreprise : 2è place)
- 2009 Computerworld Honors Laureate – White Memorial Medical Center
- KMWorld Trend Setting Product of 2010
- 2010 Computerworld Honors Finalist – Western Forest Products
- 2010 KMWorld 100 Companies That Matter in Knowledge Management
- BLI Solutions Report July 2010 (Buyerslab.com)
- Xerox dans le quadrant 'Visionnaires' de Gartner’s 2010 Magic Quadrant for Enterprise Content Management
- Solutions de gestion documentaire exceptionnelles de Buyers Laboratory Inc.
- 2011 Green 15 winner - Infoworld
Références
- CMS Watch
- Gartner: Magic Quadrant for Enterprise Content Management
- DM AWARDS
- Critical Capabilities for Basic Content Services
- The Forrester Wave™: Enterprise Content Management Suites
- BLI Winter 2011 Pick
- Infoworld
Liens externes
- (fr) Site officiel
Wikimedia Foundation. 2010.
