Convention d'affaires

Exemple de Convention d'Affaire : Techinnov 2011

Apparues il y a une vingtaine d’années en Europe, les conventions d’affaires sont des évènements d'entreprise à entreprise (B to B) fondés sur l’organisation de rendez-vous programmés à l’avance entre professionnels et à grande échelle.

Approche générale de la convention d’affaires

Une convention d’affaires est un outil de promotion territoriale sectorielle visant à

Exemple de Convention d'Affaire : Aeroliance 2010

• Accroître rapidement le volume d’affaires des entreprises du territoire accueillant la manifestation (en priorité),
• Favoriser l’implantation de sociétés étrangères sur le territoire accueillant,
• Développer l’emploi local,
• Soutenir des filières industrielles locales menacées ou en reconversion.

Elle est généralement le bras armé de politiques économiques locales ou nationales

Elle reçoit généralement les appuis officiels des gouvernements des pays l'accueillant. (exemples de conventions d’affaires : Valérie PECRESSE et Eric BESSON sont les parrains/marraines officiels des RDV CARNOT^[1], M. François FILLON est le parrain officiel d’ENR Green, Christine LAGARDE marraine officielle de China Europa, etc.).

Les conventions d'affaires peuvent ensuite être des outils de promotion régionale au niveau international (exemples : Les AeroSpaceDays et Techinnov ont pour objectif de promouvoir leurs filières respectives de l'Ile-de-France, Normandy Motor meetings pour la Normandie, Aeroliance pour la région Auvergne...).

Elles peuvent également être utilisées par certaines institutions afin d'opérer un lobbying sectoriel. C'est le cas de River Dating pour la promotion des voies Fluviales par les Voies Navigable de France (VNF), les Industry Space Days pour la promotion des compétences issues du spatial par l'Agence Spatiale Européenne, ou encore les RDV CARNOT pour la promotion de la recherche par le Ministère.

Participants en rendez-vous d'Affaires pré-organisés

Enfin, 60 % des conventions d’affaires internationales sectorielles européennes sont organisés en France du fait du leadership des organisateurs Français dans ce domaine.

Mode opératoire de la convention d’affaires

Une concentration de décideurs sectoriels

Une convention d’affaires est la réunion pendant deux ou trois jours de 500 à 3000 chefs d’entreprises et décideurs en termes d’achat sur une thématique donnée (Recherche et Développement Aéronautique, Automobile, Logistique, équipement des collectivités locales etc..) afin qu’ils se rencontrent de manière programmée à l’avance.

Un mois avant une convention d’affaires les participants inscrits et filtrés se choisissent entre eux de manière bilatérale. Une semaine avant la convention d’affaires les participants reçoivent leurs plannings de rdvs (15 à 17 rdvs par jour) bâtis uniquement sur la base des demandes de rendez-vous qu’ils ont accepté. 6 000 à 15 000 rendez-vous d’affaires sont pré-organisés en moyenne par convention d’affaires.

Une convention d’affaires est donc un outil de développement d’affaires à court et moyen termes haut de gamme réservé aux décideurs finaux souvent appelée « Davos sectoriel »^[2].

Modèle économique

Le modèle économique d’une convention d’affaires repose sur du financement publique (50 à 60 % du Chiffre d’Affaires total) et les forfaits de participation. En France, le financement public est apporté généralement par la Directe, les territoires (Région, départements, villes, communautés d’agglomération), les pôles de compétitivité et les CCI/CRCI ainsi que les institutions sectorielles.

Autre exemple de Convention d'Affaire...

Contraintes techniques

La réussite d’une convention d’affaires repose sur quatre points essentiels :

Une force commerciale performante

99% des participants à une convention d’affaires font l’objet de 8 à 10 relances commerciales téléphoniques en moyenne avant de prendre leur décision d’inscription. D'autre part la base de données utilisée doit être extrêmement bien qualifiée (cible constituée uniquement de décideurs) et conséquente (il est généralement observé que le taux d'inscrits au regard des contacts appelés par téléphone est de 1 pour 1 000.

Une méthodologie de double validation des demandes de rendez-vous

Tout rendez-vous organisé sur un planning doit avoir fait l’objet d’une validation par écrit de part et d’autre de la demande de rendez-vous afin de garantir des rendez-vous consentis par les deux parties et donc à minima qualitatifs.

Un nombre suffisant de participants

Au moment des demandes de rendez-vous entre les participants (un mois avant la convention d’affaires) chacun d’entre eux doit trouver un minimum de 20 interlocuteurs rentrant parfaitement dans son cadre de recherche. Pour cela ils doivent avoir le choix dans un panel de participant suffisamment important pour trouver individuellement « chaussure à leur pied ». Il est généralement constaté que la limite minimum en dessous de laquelle une convention d’affaires ne peut pas à coup sur fonctionner faute de panel suffisamment large est de 250 entreprises participantes.

La maîtrise d’un algorithme de calcul de rendez-vous performant

Le logiciel employé pour générer les plannings de rendez-vous des participants doit pouvoir baliser un nombre important de demandes de rendez-vous et les organiser sur des plannings individuels (Matchmaking). Ceci constitue la première étape (30% des rendez-vous organisés au final). Mais la qualité des plannings s’obtient grâce à l’utilisation d’un algorithme d’optimisation des plannings mis en place une fois les la première étape faite. Cette opération prend en général une nuit entière à se dérouler afin d’étudier les milliards de combinaisons envisageables afin que chaque planning de rendez-vous soit rempli au maximum. Ceci constitue la deuxième étape (60% des rendez-vous organisés au final). Enfin, une intervention humaine est nécessaire pour « affiner » les plannings et en améliorer encore le nombre moyen (12 heures de temps homme par tranche de 1000 rendez-vous en général, 10% des rendez-vous organisés au final).

L’étape 1 est généralement apportée par tous les organisateurs de conventions d’affaires. En revanche, l'étape 2 n'est maîtrisée à ce jour que par le leader européen du fait d'un coût d’accessibilité important en terme de R&D. Enfin, l'étape 3 n'est prise en charge à ce jour que par les organisateurs français et allemands et n'est maîtrisée que par une poignée d’entre eux.

Organisateurs de conventions d’affaires internationales

Les principaux acteurs sont (ordre alphabétique) :

• NASEBA, société anglo-américaine.
• PROXIMUM , société Française, leader en Europe
• PLC EUROMONEY, groupe Anglais via sa filiale Adhésion & Associés.

Références