Du Lettrage conversationnel

Le lettrage comptable est une opération comptable qui consiste à affecter un repère à une écriture comptable et à affecter ce même repère à une autre écriture. Le but est d'associer ainsi les deux opérations, et de constater quelles opérations restent sans association. Le repère utilisé est souvent une lettre de l'alphabet, d'où le nom de « lettrage ».

On utilise souvent ce système pour vérifier le bon règlement des factures (émises ou reçues des fournisseurs) et ainsi identifier les factures en attente de règlement, ou dont le règlement ne correspond pas au montant prévu. Le lettrage est aussi utilisé pour le rapprochement bancaire dans le cas d'une comptabilité simple.

Il existe deux techniques de lettrage :

• le lettrage manuel :

L'association des deux opérations est faite manuellement entre les factures et les règlements qu'ils sont censés solder. Cette technique est courante dans les TPE/PME mais devient rapidement inutilisable quand le nombre d'opérations à rapprocher augmente.

• le lettrage automatique (dit aussi « mécanique » ou « conversationnel ») :

La méthode est identique, mais le lettrage est établi par une machine mécanisée (dans les années 60/70) ou un ordinateur. Il est établi soit a priori, soit a posteriori.

• a priori : chaque facture est identifiée par un code unique (souvent un numéro). A chaque fois qu'on enregistre un règlement, le système impose d'enregistrer en même temps un code facture. Chaque règlement est associé à une facture, il suffit d'éditer la liste des factures sans règlement associé pour connaître l'état des factures restant à régler.
• a posteriori : l'ordinateur s'efforce d'associer deux écritures en s'appuyant sur des éléments identiques dans chacune d'elles, fréquemment le montant ou le libellé. Dans les cas simples (exemple : une facture a donné lieu à un règlement), le lettrage a posteriori donne des résultats pertinents. Dès que la situation se complique (exemple : une facture réglée en plusieurs fois, ou un règlement qui regroupe n factures), la qualité du lettrage décroît rapidement.

Enjeux du lettrage comptable

Le lettrage comptable permet de pointer des écritures comptables afin de signaler qu'elles ont bien été rapprochées (associées) avec une écriture sur le même compte ou sur un autre compte, et qui porte la même lettre. Un compte présentant toutes les lignes d'écritures munie d'une lettre est dit « totalement rapproché ». Les écritures non lettrées matérialisent ce qui reste à rapprocher. La liste des opérations non rapprochées fait l'objet d'une attention particulière des responsables comptables de l'entreprise et même des Commissaires aux Comptes. Les principaux comptes pour lequel le lettrage a un intérêt sont les comptes de tiers (la classe 4 dans le plan comptable français) et les comptes de trésorerie (classe 5 du plan comptable français).

Aujourd'hui tous les logiciels de comptabilité proposent des options de lettrage des écritures à solder, plus ou moins sophistiquées : périodicité du lettrage (lettrage en continu ou à date précise), qualité (saisie a priori des informations nécessaires au lettrage permettant un lettrage parfait ou rapprochement heuristique), verrouillage définitif (ou pas) du lettrage, liberté de définir la liste des comptes auxquels s'applique le lettrage, etc.

Notes et références

Voir aussi

Articles connexes

• Comptabilité générale
• Mécanographie
• État de rapprochement bancaire