- Bureau sans papier
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Parmi les départements en entreprise qui dématérialisent (Dématérialisation) leurs opérations, une tendance lourde est le Conseil sans papier qui touche les Conseils d'administration. Les "Board portals" sont nés suite aux scandales financiers d'Enron - Wordcom et sont des conséquences de la loi Sarbanes-Oaxley qui a suivi.
L'effet de la loi Sarbanes-Oxley sur les Conseils d'administration est important:
- - l'obligation pour les présidents et les directeurs financiers de certifier personnellement les comptes ;
- - l'obligation de nommer des administrateurs indépendants au comité d’audit du conseil d’administration ;
- - l'encadrement des avantages particuliers des dirigeants (perte de l’intéressement en cas de diffusion d’informations inexactes, interdiction des emprunts auprès de l’entreprise, possibilité donnée à la SEC - Securities and Exchange Commission, l'autorité de régulation des marchés boursiers américains - d’interdire tout mandat social pour les dirigeants soupçonnés de fraude).
- - Cette loi oblige aussi à mettre en œuvre un contrôle interne s'appuyant sur un cadre conceptuel. En pratique le COSO est le référentiel le plus utilisé.
La gestion des documents papiers devient trop importante, les administrateurs sont à risques. Le support informatique devient essentiel pour l'affichage, la recherche et l'archivage des documents.
Des systèmes dédiés pour les C.A. et les administrateurs sont donc nés. Dans un seul espace sécurisé, les administrateurs disposent des outils de lecture et d'annotations des documents, mais aussi de nouvelles, d'avis, d'outils de recherche, de notifications automatiques, d'outils de réunion avec ordre du jour interactif, archivages automatiques, messagerie interne entre les administrateurs, participation à plusieurs autres espaces pour des comités, privilèges d'accès différents, possibilité de réunions virtuelles, etc...
L'arrivée de tablettes de style iPad a permis le déploiement rapide de tels outils parmi les administrateurs. Il n'est pas rare que la direction fournisse un iPad à chaque administrateur et suprime le papier, ce qui représente des économies substantielles de papier, de gestion de documents et de gestion des conseils tout en permettant aux administrateurs d'avoir toute l'information actuelle et archivée au bout des doigts.
Plusieurs fournisseurs de Conseils sans papier sont présents sur le marché:
- Boardvantage (USA) anglais seulement, aussi sur iPad
- Director's Desk (USA), propriété de NASDAQ, anglais seulement
- Leading Boards / Réseau C.A., (Canada), bilingue anglais-Français, aussi sur iPad
- Diligent (Nouvelle Zélande), anglais seulement, aussi sur iPad
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