Système d'archivage électronique

Système d'Archivage Électronique (SAE, également connu sous l'acronyme ERMS (Electronic Records Management System) dans les pays anglophones), est un type de Système de gestion de contenu. Dans le SAE, le mot "Archivage" doit être remplacé par "de cycle de vie du document" et non dans le sens simpliste de "stockage de fichiers".

SAE : Périmètre et normes

Le département de la Défense des États-Unis (DoD) a mis en place un standard "DoD 5015-2" qui est devenu de facto la définition des fonctionnalités des applications de type "SAE" aux États-Unis. Ce standard n'a aucune valeur en France ni en Europe sauf pour les filiales américaines. Le vieux continent est davantage influencé par la norme ISO 14721 également connu sous le nom de OAISet par le MOREQ qui est une spécification européenne. En France, le SAE a sa norme depuis mars 2009. Il s'agit de la norme AFNOR NF Z 42-013. La nouvelle norme norme ISO 14641-1 issue de la norme française est aussi à considérer comme norme de référence pour les années à venir.

Un SAE doit intégrer les concepts suivants :

Transversalité

Le SAE peut être un service transverse pour répondre à tous les versements de toutes les applications de l'entreprise. Pour ce faire, une SAE doit proposer des mécanismes de versement simples et ouverts (sas d'import, Web Service, SOA, ...).

Description d'un versement électronique

Les documents électroniques versés doivent être accompagnés de metadonnées qui décrivent le document versé. La norme ISO 15836:2003 (Dublin Core) peut être utilisée pour structurer les metadonnées minimales quel que soit le type de document versé dans le SAE. Certaines normes comme la DoD 5015-2 ou le MoReq précisent les metadonnées obligatoires et facultatives à verser pour être en conformité avec ces recommandations ou spécifications.

Création d'un "Record"

De manière à suivre le cycle de vie du document versé et la traçabilité des opérations réalisées sur ce document, un enregistrement unique doit être créé dans le SAE au moment du versement. Cet enregistrement unique est appelé "Record". La traçabilité et les opérations liées à cet enregistrement correspondent à un processus de record management.

Plan de classement d'entreprise

Le plan de classement peut permettre d'organiser les documents dans le SAE. Dans certaines recommandations orientées vers le Records Management comme les premières versions de MoReq, le plan de classement est un élément obligatoire et indispensable. Pour d'autres spécifications ou normes SAE comme par exemple la norme française Z 42-013 ou la norme ISO 14641-1, ce plan de classement est facultatif. Il est alors jugé plus important d'assurer l'intégrité, la sécurité et la pérennité des documents plutôt que leur représentation dans un plan de classement. Dans tous les cas, les documents versés dans un SAE peuvent s'intégrer dans un plan de classement d'une manière automatique. Ce plan de classement permet de structurer le contenu versé sans intervention d'une personne. Un mécanisme de classement peut être automatisé sur des règles définies sur les métadonnées versées.

Coffre-fort numérique

Dans le cadre de la mise en place d’un SAE qui doit être en mesure d’apporter la preuve que les fichiers qui lui ont été confiés n’ont pas été modifiés dans le temps, il peut être nécessaire de mettre en place un mécanisme de scellement des documents et un Coffre-fort numérique. Afin d'assurer l'intégrité d'un document confié au coffre-fort, une empreinte du document doit être prise au moment du stockage du fichier. Cette empreinte correspond à une suite de caractères déduite du document (fonction de hachage) qui identifie sans ambiguïté le document. L'empreinte ne permet pas de reconstruire le document mais elle doit pouvoir être conservée dans le coffre-fort avec le document archivé. Si nécessaire, un nouveau calcul d'empreinte doit pouvoir être réalisé sur le document archivé initialement afin de démontrer que l'empreinte archivée correspond à l'empreinte recalculée prouvant ainsi l'intégrité du document conservé. Pour assurer une sécurité complémentaire, l'empreinte calculée au moment de l'archivage du document dans le coffre-fort électronique, pourra être présentée à un tiers horodateur. Ce tiers de confiance générera un jeton d'horodatage à partir de l'empreinte confiée. Ce jeton sera conservé dans le coffre-fort avec le document et son empreinte. En cas de doute sur l'empreinte présente dans le coffre-fort, le jeton du tiers horodateur pourra constituer la preuve de l'intégrité de l'empreinte et donc du document associé. Le stockage des documents, des empreintes et des jetons d'horodatage pourront se faire sur des supports WORM au sein du coffre-fort numérique afin d'assurer une intégrité complémentaire des données archivées.

Cycle de vie du document

Un document versé possède un délai de conservation légale et un délai de conservation administratif. Durant sa vie, le document ne pourra jamais être modifié dans le SAE mais des attributs complémentaires pourront lui être associés. De même, la localisation physique du document (fichier) pourra être amenée à changer dans le temps. Dans tous les cas, le "record" qui permet d'identifier le document devra comporter toutes les traces associées à toutes les opérations survenues durant la vie du document dans le SAE.

Réversibilité d'un SAE

Comme la durée de conservation des documents versés dans un SAE peut dépasser la durée de vie du SAE et des technologies qu'il utilise, il est indispensable de s'assurer, dès la mise en place du SAE, des possibilités de réversibilité des contenus en toute autonomie. Il doit être possible de sortir du SAE l'ensemble des documents et des éléments de preuve associés (journaux, ...). idéalement, il doit être possible de parcourir aussi facilement que possible, l'ensemble des supports utilisés pour l'archivage des documents et d'en extraire les documents, les métadonnées associés, l'historique d'utilisation lié au cycle de vie des documents. Du fait de cette contrainte forte de réversibilité, un SAE ne doit pas exposer ses données d'une manière propriétaire. Il doit tout particulièrement recourir à des technologies d'écriture et de lecture des documents sur support d'archivage permettant d'exploiter les contenus en lecture d'une manière indépendante de la technologie utilisée pour l'écriture. Le SAE doit également favoriser les formats standard comme ISO 32000 pour représenter et archiver ses données à conserver comme les journaux et les métadonnées associés aux documents archivés. Enfin, pour les documents à archiver, il doit favoriser l'utilisation des formats standards et pérennes comme ISO 19005.

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